Sozialversicherungsbeiträge
Beitragsnachweis
Krankenkasse
Lohnbuchhaltung

Was ist bei der Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge zu beachten?

Arbeitgeber:innen sind zusätzlich zur pünktlichen Überweisung des Lohns bzw. des Gehalts unter anderem für die korrekte Berechnung von einer Reihe von Steuern und anderer Abgaben verantwortlich. So müssen zum Beispiel neben der Lohnsteuer die Sozialabgaben jeden Monat innerhalb bestimmter Fristen bei der entsprechenden Einzugsstelle eingereicht werden. 

Vor der Beitragszahlung kommt der Beitragsnachweis

Arbeitgeber:innen errechnen die Beiträge zur Sozialversicherung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum und übermitteln diese an die zuständige Einzugsstelle. Dabei muss ein sogenannter Beitragsnachweis erstellt werden, aus dem die Höhe und Aufteilung der zu zahlenden Sozialversicherungsbeiträge hervorgeht. Außerdem müssen die Beiträge zu den Umlagen der Arbeitgeberaufwendungen bei Entgeltzahlung (U1 und U2) sowie die Insolvenzgeldumlage angegeben werden. Sofern Beiträge zur Krankenversicherung abgeführt werden, sind diese ebenfalls in den Beitragsnachweis einzutragen. 

Zuständige Einzugsstelle 

Im § 28i Sozialgesetzbuch (SGB) Viertes Buch (IV) ist genau geregelt, welche Einzugsstelle in welchem Fall zuständig ist. Abhängig vom Arbeitsverhältnis muss der Beitragsnachweis an eine bestimmte Einzugsstelle übermittelt werden. 

Die zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag (GSV) bei einem regulären Arbeitsverhältnis ist die Krankenkasse, welche das jeweilige Versicherungsverhältnis durchführt. Für Beschäftigte, die bei keiner Krankenkasse versichert sind, werden die Beiträge zur Rentenversicherung und zur Arbeitsförderung an jene Einzugsstelle gezahlt, die das Unternehmen gewählt hat. Gemäß § 175 Absatz 3 Satz 2 SGB V müssen Arbeitgeber:innen die versicherungspflichtige Person bei einer Krankenkasse anzumelden, sofern spätestens zwei Wochen nach Eintritt ins Unternehmen noch keine entsprechende Mitgliedsbescheinigung vorliegt. 

Bei Minijobber:innen sind die entsprechenden Beiträge entweder direkt an die Minijob-Zentrale oder an die Deutsche Rentenversicherung Bund Knappschaft Bahn/See zu übermitteln. 

Wie muss der Beitragsnachweis übermittelt werden?

Nach § 28a (1a) SGB IV ist der Beitragsnachweis durch elektronische Datenübermittlung bzw. Datenübertragung einzureichen. Bei der Datenübertragung muss stets bestmöglicher Datenschutz und -sicherheit gewährleistet sein und bei der Nutzung allgemein zugänglicher Netze Verschlüsselungs- und Authentifizierungsverfahren verwendet werden. Wird ein anderes Unternehmen mit der Übertragung des Beitragsnachweises beauftragt, haften Arbeitgeber:innen weiterhin in vollem Umfang für die Erfüllung der gesetzlichen Datenschutzregelungen.

Wie wird ein Beitragsnachweis erstellt?

Da die Datenübertragung der Beitragsnachweise ausschließlich auf elektronischem Weg erfolgen darf, müssen sie mit entsprechenden Programmen bzw. mittels maschinell gestalteter Ausfüllhilfen der Krankenkasse erstellt werden. Solche Programme sollten systemgeprüft sein, damit eine Übertragung gemäß den Anforderungen an den Datenschutz gewährleistet ist. 

Der Beitragsnachweis muss zunächst immer die folgenden Angaben enthalten: 

  • Anschrift und Betriebsnummer des Arbeitgebers, 
  • Abrechnungszeitraum, 
  • Rechtskreis Ost oder West,
  • Handelt es sich um einen Dauerbeitragsnachweis?
  • Handelt es sich um einen Korrektur-Beitragsnachweis für Zeiträume vor dem 01. Januar 2009?

Von der Gesamtsumme wird gegebenenfalls die Erstattung für U1 bzw. U2 abgezogen, woraus sich der zu zahlende Betrag ergibt. 

Welche Fristen sind zu beachten?

Für die Fälligkeit des Beitragsnachweises und die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge gelten zwei verschiedene Termine. Der Zahlungseingang muss immer spätestens zwei Arbeitstage später bei der Einzugsstelle eingehen: 

Der Beitragsnachweis

Der Beitragsnachweis muss spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag um 00:00 Uhr eingehen. Es reicht demnach nicht, wenn die Beitragsnachweise direkt am fünftletzten Bankarbeitstag losgeschickt werden. Eine Ausnahme bilden geringfügig Beschäftigte in privaten Haushalten. Hier ist der Beitragsnachweis von Januar bis Juni spätestens am 15. Juli und für Juli bis Dezember spätestens am 15. Januar des Folgejahres einzureichen.  

Die Sozialversicherungsbeiträge

Die Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge ergibt sich aus § 23 Abs. 1 SGB IV. Dort heißt es, dass sie immer am spätestens drittletzten Arbeitstag um 00:00 Uhr bei der Einzugsstelle eingehen müssen. Somit wäre eine Überweisung direkt am drittletzten Arbeitstag zu spät. Das Prinzip ist demnach dasselbe wie bei der Fälligkeit des Beitragsnachweises. 

Eine Liste mit den Fälligkeitsterminen für den Beitragsnachweis sowie die Beitragszahlung finden Sie hier für das 2020 und hier für das Jahr 2021

Wann sind Beitragsschätzungen erlaubt?

In vielen Branchen werden Beschäftigte nach Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden bezahlt, wodurch der Monatslohn variieren kann. Dadurch kann es passieren, dass das genaue Arbeitsentgelt und damit die zu zahlenden Beiträge zum Zeitpunkt der Meldefristen noch nicht vorliegen. Zum einen fehlen die Arbeitsstunden, die in der Zeit zwischen der Meldefrist und dem Monatsende geleistet werden. Weiterhin nimmt das Erstellen der Lohnabrechnung ebenfalls Zeit in Anspruch. 

Unternehmen sind grundsätzlich dazu verpflichtet, die Beitragsmeldungen durchzuführen. Deshalb muss in einem solchen Fall mit einem Schätzwert gearbeitet werden, welcher auf Basis des Vormonats bzw. der Vormonate ermittelt wird. Stimmt dieser Wert nicht mit der tatsächlichen Beitragshöhe überein, wird die Differenz in den Folgemonat übertragen. In der Regel muss im Folgemonat wieder geschätzt und die Differenz entsprechend übertragen werden, wodurch sich die eigentlichen Zahlungen immer ein wenig verzögern. 

Was passiert bei einer Fristversäumnis? 

Wird die Meldefrist versäumt oder der Beitragsnachweis zu spät eingereicht, wird die Beitragshöhe von der Krankenkasse geschätzt. Die von der Krankenkasse geschätzten Werte sind in der Regel eher hoch. Bei einer Fristversäumnis kann der Arbeitgeber davon ausgehen, zunächst mehr zahlen zu müssen. Die Differenz wird im Folgemonat zwar wieder beglichen, aber vor allem bei kleinen Unternehmen kann der Betrag dennoch zu Einschnitten im Budget führen. 

Der Dauerbeitragsnachweis

Um die erhöhten Schätzwerte bei einer Fristversäumnis zu vermeiden, gibt es die Möglichkeit einen Dauerbeitragsnachweis einzurichten. Die Voraussetzung dafür ist, dass das Arbeitsentgelt der beschäftigten Person und damit die Abgaben monatlich unverändert bleiben. Dafür gibt es beim Ausfüllen des Beitragsnachweises die Möglichkeit, diesen entsprechend als Dauerbeitragsnachweis zu kennzeichnen. 

Auf diesem Weg bleibt der Beitragsnachweis so lange gültig, bis sich etwas ändert, wie zum Beispiel das Bemessungsentgelt. Sobald eine solche Änderung eintritt, muss ein neuer Beitragsnachweis erstellt werden. Es ist wichtig zu beachten, dass ein Dauerbeitragsnachweis immer nur bis zum Ende des Entgeltabrechnungszeitraums gilt. Oftmals ändern sich zum Jahreswechsel Beitragssätze oder die Beitragsbemessungsgrenzen, sodass der Dauerbeitragsnachweis ungültig wird und ein neuer Dauerbeitragsnachweis erstellt werden muss. 

Fristversäumnisse sind teuer 

Die strengen Regeln zur Einhaltung der Melde- und Zahlungsfristen der Sozialabgaben sollen Unternehmen dabei helfen die Termine einzuhalten. Wenn die Krankenkassen den zu zahlenden Beitrag aufgrund eines Versäumnisses schätzen, ist das für Arbeitgeber:innen oft unerfreulich. Daher bietet es sich an, Dauerbeitragsnachweise einzurichten, sofern das Arbeitsentgelt der Beschäftigten über einen Zeitraum unverändert bleibt. Für eine gute Budgetplanung ist das Einhalten dieser Fristen demnach eine wichtige Voraussetzung.

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