Wir sind auf jeden unserer Kunden stolz
nextbike GmbH
Sitz: Leipzig
Anzahl Mitarbeiter: 500
Produkt/Service: Fahrradverleihsystem
nextbike ist europäischer Marktführer im Bike Sharing. Das Unternehmen bringt Menschen auf's Rad und macht es zum selbstverständlichen Bestandteil urbaner Mobilität. Als Pionier entwickelt nextbike seit 16 Jahren nachhaltige Bike Sharing Systeme. Aktuell ist nextbike weltweit in über 200 Städten aktiv und versteht sich als Ergänzung zu Bus & Bahn. 2019 wurde nextbike von Stiftung Warentest als Testsieger der Bike Sharing Anbieter in Deutschland ausgezeichnet.
Die Herausforderung
nextbike beschäftigt Serviceteams an aktuell 60 Standorten in Deutschland. Bis zum Einsatz von TAXMARO erfolgte die Verwaltung aller Mitarbeiter zentral über die Personalabteilung in Leipzig. Jedes Mitarbeiterdokument und jede Mitarbeiterinformation mussten in Leipzig eingereicht oder bei Bedarf abgefragt werden. Benötigte beispielsweise ein Regionalleiter eine aktuelle Datenschutzerklärung eines Mitarbeiters, führte der einzige Weg über die Zentrale. Mit steigender Mitarbeiterzahl wurde dieser Prozess unübersichtlich und fehleranfällig.
Die Umsetzung durch TAXMARO
Mit der Rechteverwaltung konnte TAXMARO die einzelnen Abteilungen und Standorten als eigenständig verwaltete Einheiten innerhalb des Personalprozesses strukturieren. Die Verantwortung für die Mitarbeiterverwaltung wurde damit den jeweiligen Personalverantwortlichen vor Ort übertragen. Alle Standorte können von den Regionalleitern nach Verantwortungsbereich konsolidiert betrachtet werden. Gleichzeitig haben alle zentralen Abteilungen Zugriff auf den gesamten Daten- und Dokumentenbestand des Unternehmens.
Mithilfe individuell abgestufter Zugriffsrechte konnte ein arbeitsteiliger Prozess implementiert werden, der eine reibungslose Zusammenarbeit standort- und abteilungsübergreifend ermöglicht. Abrechnungsunkritische Stammdaten und Dokumente werden von den Mitarbeitern selbstständig verwaltet und können von den Team- und Regionalleitern jederzeit geprüft werden.
Für die Vorbereitung der Lohnabrechnung greift die zentrale Personalabteilung damit auf einen geprüften und vollständigen Datenbestand zurück, der lediglich um die variablen Abrechnungsdaten ergänzt werden muss. Die Lohnabrechnung erfolgt durch TAXMARO, so dass die Mitarbeiterverwaltung nahtlos in den Lohnabrechnungsprozess integriert werden konnte.
Das Ergebnis
Die dezentrale Verwaltung der Stammdaten erzielte eine erhebliche Entlastung der Personalabteilung. Durch die Übertragung der Datenverwaltung auf regionaler Ebene kann sich die zentrale Personalabteilung auf die Vorbereitung der tatsächlichen Lohnabrechnungsdaten konzentrieren. Insgesamt konnte damit eine skalierbare Organisationsstruktur für zukünftiges Wachstum geschaffen werden.
Berliner TSC e.V.
Sitz: Berlin
Anzahl Mitarbeiter: 60
Produkt/Service: Sport- und Turnverein
Der Berliner TSC e.V., gegründet am 18.02.1963, ist heute ein moderner Mehrsparten-Sportverein, in dem 4.921 Kinder, Jugendliche, Erwachsene und Master (Stand: 01.01.2020) in 22 Abteilungen die unterschiedlichsten sportlichen Aktivitäten ausüben. Der Verein ist offen für alle Sportarten und neue breitensportliche Trends. Breiten-, Freizeit-, Masters-, Gesundheits- und Leistungssport haben unter dem Dach des BTSC, der „Sportfamilie an der Spree“ gleichberechtigt ihren Platz.
Die Herausforderung
Aufgrund der Vielzahl der Abteilungen und Vergütungsmodelle stellte die monatliche Lohnabrechnung eine besondere Herausforderung dar. Je nach Abteilung erfolgte eine individuelle Erfassung der monatlichen Arbeitsstunden, die in aufwändiger Konsolidierungsarbeit zentral für die Lohnbuchhaltung aufbereitet werden mussten. Der manuelle Übertrag der Abrechnungsstunden war eine potentielle Fehlerquelle, die einen hohen administrativen Aufwand in der Personalabteilung verursachte.
Die Umsetzung durch TAXMARO
Mit der Zeiterfassung konnte TAXMARO ein Tool bereitstellen, mit dem die Mitarbeiter ihre monatlichen Arbeitsstunden online erfassen. Die orts- und zeitunabhängige Möglichkeit der Aufzeichnung erleichtert beispielsweise den Übungsleitern die Erfassung von Arbeitsstunden während eines Wochenendeinsatzes. Die bisherige manuelle Aufzeichnung in Stundenzetteln entfällt komplett. Zusätzlich können die Mitarbeiter anhand der individuell hinterlegten Soll-Stunden jederzeit den Stand des aktuellen Monats abrufen. Zu Verbesserung der Auswertungsmöglichkeiten in der Finanzbuchhaltung erfolgt eine exakte Erfassung auf Kostenstellungen und Abteilungen.
TAXMARO führt eine automatische Konsolidierung der Arbeitsstunden mit Zeiten der Abwesenheitsverwaltung durch, sodass bei fest hinterlegten Arbeitstagen eine automatische Lohnfortzahlung berechnet werden kann. Alle Zeitanträge werden elektronisch bei der zentralen Personalabteilung zur Prüfung und Freigabe eingereicht. Jeder Antrag ist nachträglich bearbeitbar, so dass fehlerhafte Eingaben notfalls korrigiert werden können. Je nach Organisation der Abteilungen können die Anträge über die Einstellungen der Rechteverwaltungen unterschiedlichen Bearbeitern zugeteilt werden.
Nach Freigabe durch die Personalabteilung werden die gesammelten Arbeitsstunden automatisch an TAXMARO zur Abrechnung übergeben. Dies erfolgt per Klick, so dass kein manueller Übertrag der Abrechnungsdaten erforderlich ist.
Das Ergebnis
Mit der Einführung der digitalen Zeiterfassung konnte der Kontrollaufwand bei der Abrechnung variabler Stundenlöhne erheblich verringert werden. Gleichzeitig kann eine Nachbearbeitung der eingereichten Stunden transparent und nachvollziehbar gestaltet werden.
Honest Food Company GmbH
Sitz: Berlin
Anzahl Mitarbeiter: 80
Produkt/Service: Industrielle Lebensmittelproduktion
Honest Food vertreibt als virtuelles Restaurant zentral frische Mahlzeiten, die unter verschiedenen Marken auf Lieferplattformen vertrieben werden. Die virtuellen Restaurantmarken gehören zu den beliebtesten und erfolgreichsten in Europa. Jede virtuelle Marke ist das Ergebnis von Tausenden von Stunden rigoroser Tests und Entwicklung durch die talentiertesten Köche unter Verwendung der frischesten und aufregendsten Zutaten.
Honest Food stellt sicher, dass die Gerichte immer zu 100% dem Geschmack der Kunden entsprechen, indem sie die Entwicklung der Gerichte vollständig um die von Honest Food gesammelten Feedback-Daten herum strukturieren.
Die Herausforderung
Schnelles Mitarbeiterwachstum. Innerhalb kurzer Zeit wurden Teams in Deutschland und Österreich aufgebaut, deren Stammdaten für die Lohnabrechnung erhoben werden mussten. Jedem Mitarbeiter wurde ein Personalerfassungsbogen ausgehändigt, der nach Rücklauf an die Personalabteilung manuell in die Lohnbuchhaltung übernommen wurde. Der Übertrag war fehleranfällig und musste monatlich auf Aktualität überprüft werden. Die Erhebung und das Nachhalten unvollständiger Daten stellten einen großen administrativen Arbeitsaufwand dar, der nur mit hohem Personaleinsatz gemeistert werden konnte.
Die Umsetzung durch TAXMARO
Mit dem Workflow-Modul fügt Honest Food neue Mitarbeiter lediglich mit den Datenpunkten "Email-Adresse" und "Beschäftigungsart" dem System hinzu, um den Onboarding-Prozess zu starten. Der neue Mitarbeiter erhält automatisch eine Einladung zum Tool, um die Stammdatenerfassung selbstständig durchzuführen.
Alle abrechnungsrelevanten Daten werden automatisch von TAXMARO anhand von Prüfziffern verifiziert, sodass Fehleingaben direkt angezeigt werden können. Zusätzlich erhalten neue Mitarbeiter täglich eine Erinnerungs-Email, in der alle fehlenden und fehlerhaften Daten zusammengefasst werden. Hierbei werden auch fehlende Dokumente wie zum Beispiel die Immatrikulationsbescheinigung von Werkstudenten automatisch abgefragt. Die Erinnerungsfunktion deaktiviert sich selbstständig, sobald alle Daten und Dokumente vervollständigt wurden.
Das Ergebnis
Mithilfe von TAXMARO konnte der Arbeitsaufwand bei der Einstellung neuer Mitarbeiter erheblich verringert werden. Durch die Möglichkeit des Mitarbeiter-Self-Service entfiel zudem die monatliche Prüfung der Aktualität, so dass der Prozess der Mitarbeiterverwaltung und Lohnabrechnung deutlich verbessert werden konnte.
Keyone GmbH
Sitz: München
Anzahl Mitarbeiter: 150
Produkt/Service: Fullservice Provider für AirBnB
Damit sich Wohnungsvermieter sorglos zurücklehnen können und sich um nichts kümmern müssen, übernimmt Airgreets alle anfallenden Tätigkeiten. Durch den Einsatz der bekanntesten Internetplattformen, wie Airbnb, Booking, Vrbo u.v.m. sowie von dynamischen Preisanpassungen und Bewertungsmanagement, erwirtschaftet Airgreets den optimalen Mix aus Auslastung und Ertrag. Airgreets flexible Lösungen sind ohne zeitliche Bindung und ermöglichen es, die Vermietungsobjekte auch selbst zu nutzen wann immer dies gewünscht ist. In der restlichen Zeit kümmert sich Airgreets um die Vermarktung und Kurzzeitvermietung.
Die Herausforderung
Je nach Ausstattung des Vermietungsobjekts müssen die Airgreets-Mitarbeiter Kosten für Reinigungsmittel oder die Ersatzbeschaffung von defekten Gegenständen verauslagen. Diese Einzelbelege wurden vor dem Einsatz von TAXMARO manuell an die Zentrale gesendet, die eine Prüfung, Erfassung und Überweisung der Einzelbeträge vornahm. Da die Auswertungen in der HR-Abteilung nur betragsmäßig erfolgen konnte, musste eine zusätzliche Verbuchung in der Finanzbuchhaltung erfolgen. Der Prozess war damit komplett papierbasiert und wurde mit zunehmender Unternehmensgröße unübersichtlich.
Die Umsetzung durch TAXMARO
Mit dem Auslagenmodul konnte TAXMARO einen workflow bereitstellen, der die Einreichung der Auslagenbelege durch den jeweiligen Mitarbeiter hoch standardisiert. Der Mitarbeiter scannt die Einzelbelege ein, ordnet die Kosten vordefinierten Kategorien zu und reicht diese als Antrag elektronisch zur Erstattung ein. Da die Belegerfassung bisher durch die Personalabteilung erfolgte, führte dies zu einer starken Entlastung.
Die elektronische Kontrolle und Freigabe der Anträge erfolgt zentral durch die Personalabteilung. Mit Hilfe eines detaillierten Rechtemanagements konnten die Verantwortungsbereiche je nach Kostenstellen oder Standorten strukturiert werden. Sämtliche Belege sind derzeit digital abruf- und auswertbar.
Nach Freigabe durch die Personalabteilung werden alle Belege von TAXMARO abgerechnet und zur Auszahlung vorbereitet. Airgreets erhält eine Überweisungsdatei, mit der sämtliche Überweisungen mit einem Klick ausgeführt werden können. Dies spart Airgreets die Zeit für mehrere hundert Einzelüberweisungen pro Monat.
Anhand der Kostenkategorien erfolgt im Hintergrund eine automatische Kontierung auf die entsprechenden Konten der Finanzbuchhaltung, ohne dass der Beleg ein weiteres Mal separat bearbeitet werden muss. Da im Falle von Airgreets die Mitarbeiter jeweils festen Kostenstellen zugeordnet sind, kann die Erfassung auf den Kostenstellen ebenfalls automatisch durchgeführt werden. Alle Buchungssätze werden zum Monatsende inklusive der Belegbilder als Datev-Importdatei zur Verfügung gestellt.
Das Ergebnis
Insgesamt konnte der Arbeitsaufwand der Auslagenerstattung sowohl für die Personal- als auch die Finanzabteilung erheblich reduziert werden. Der früher papierbasierte Erstattungsprozess wurde auf eine skalierbare, digitale Lösung umgestellt.
Runge, Heringer & Schön GbR
Sitz: Mannheim
Anzahl Mitarbeiter: 7
Produkt/Service: E-Commerce
RAFU.de ist ein E-Commerce-Unternehmen im Bereich Fußmatten, Arbeitsplatzmatten und Bodenbeläge. Die Kunden können viele Produkte nach Maß bestellen, so dass beispielsweise Matten individuell zugeschnitten werden. Die Firma hat ihren Firmensitz in Mannheim und beschäftigt aktuell sieben Mitarbeiter. Das Team der drei Geschäftsführer Till Runge, Ulrike Heringer und Kevin Schön hat die Firma Mitte 2020 von Ulrike Heringers Vater übernommen.
Die Herausforderung
Zum Zeitpunkt der Firmenübernahme Mitte 2020 war ein Mitarbeiter in Teilzeit beschäftigt. Heute sind es sieben Mitarbeiter, die in Vollzeit und Teilzeit bei RAFU.de arbeiten. Das Onboarding neuer Mitarbeiter und die Lohnbuchhaltung waren dabei eine große Herausforderung. Wie werden Arbeitsverträge erstellt? Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeiter krank ist? Wie wird der Urlaubsanspruch berechnet? Welche Behörden und Firmen brauchen zu welchem Zeitpunkt welche Informationen? Zudem wird für die Finanzuchhaltung die Software Buchhaltungsbutler verwendet, die möglichst nahtlos mit der Lohnbuchhaltungssoftware verknüpft werden sollte.
Die Umsetzung durch TAXMARO
Über TAXMARO können neue Mitarbeiter leicht und schnell in die Firma aufgenommen werden. Die Erstellung des Arbeitsvertrags sowie das Onboarding inklusive der Stammdatenaufnahme ist innerhalb von 10 Minuten abgeschlossen. Zudem lassen sich über TAXMARO alle Aspekte der Lohnbuchhaltung wie zum Beispiel die Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und die eigentliche Lohnabrechnung abbilden.
Durch die Verknüpfung mit der Buchhaltungssoftware Buchhaltungsbutler erfolgt eine automatische Übergabe der Lohnbuchungen an die Finanzbuchhaltung, so dass an dieser Stelle kein manueller Aufwand mehr anfällt.
Bei Fragen steht die persönliche TAXMARO-Ansprechpartnerin kompetent zur Seite. Sie kennt die Firma von Anfang an und kann auch auf Spezialfragen immer eine Antwort finden. Gerade am Anfang hat dies viel Arbeit abgenommen, da bei RAFU.de als junge Firma sehr viele Fragen aufgetreten sind. Von der Registrierung bei der Berufsgenossenschaft, über komplizierte Lohnbuchhaltungsfragen bis hin zur Anmeldung ausländischer Mitarbeitern bei einer Krankenversicherung, konnten jeweils eine passende Lösung gefunden werden.
Das Ergebnis
Das Onboarding und die Lohnbuchhaltung sind durch TAXMARO ein gutes Stück leichter geworden. Die Einstellung neuer Mitarbeiter geht sehr schnell. In wenigen Minuten ist der Arbeitsvertrag erstellt. Die Mitarbeiter können dann selbstständig fehlende Daten ergänzen. Alle Fragen und Probleme rund um die Lohnbuchhaltung konnten gemeinsam mit TAXMARO gelöst werden.
