Wie erstelle ich eine Lohnabrechnung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Was ist eine Lohnabrechnung?

Eine Lohnabrechnung, auch Gehaltsabrechnung genannt, ist ein Dokument, das die Entgeltzahlungen eines Mitarbeiters für einen bestimmten Abrechnungszeitraum (meist monatlich) detailliert auflistet. Sie enthält Informationen über Bruttogehalt, Abzüge (wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge), Nettogehalt sowie weitere relevante Details wie Zuschläge oder Boni.

Warum ist eine Lohnabrechnung wichtig?

• Gesetzliche Vorschrift: Arbeitgeber in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, ihren Mitarbeitern eine nachvollziehbare Lohnabrechnung zur Verfügung zu stellen (§ 108 Gewerbeordnung).

• Transparenz: Sie schafft Klarheit über die Zusammensetzung des Gehalts und Abzüge.

• Nachweis: Sie dient als Nachweis für Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge.

• Planung: Mitarbeiter können ihre Finanzen besser planen.

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Welche Informationen werden für eine Lohnabrechnung benötigt?

Um eine korrekte Lohnabrechnung zu erstellen, müssen Arbeitgeber eine Vielzahl von Daten sammeln. Diese lassen sich in folgende Kategorien einteilen:

1. Angaben zum Unternehmen

• Name und Anschrift des Arbeitgebers

• Steuernummer und Betriebsnummer der Krankenkasse

• ggf. Mitgliedsnummer bei der Berufsgenossenschaft

2. Angaben zum Mitarbeiter

• Vollständiger Name und Adresse

• Geburtsdatum

• Sozialversicherungsnummer

• Steuer-ID

• Steuerklasse (1 bis 6, abhängig von Familienstand und weiteren Faktoren)

• Konfession (für die Kirchensteuer)

• Krankenkassenmitgliedschaft (gesetzlich oder privat versichert)

3. Arbeits- und Gehaltsdaten

• Arbeitszeit (Vollzeit, Teilzeit, Minijob)

• Bruttogehalt (monatlich oder stundenbasiert)

• Zuschläge (z. B. für Überstunden, Nacht- oder Schichtarbeit)

• Boni, Provisionen oder Sonderzahlungen (z. B. Weihnachtsgeld)

• Gehaltsumwandlungen (z. B. betriebliche Altersvorsorge)

• Sachbezüge (z. B. Dienstwagen, Essenszuschüsse)

4. Abzüge und Beiträge

• Lohnsteuer: Berechnet anhand der Steuerklasse und des Bruttogehalts.

• Solidaritätszuschlag: Zusatzsteuer in Höhe von 5,5 % der Lohnsteuer (für bestimmte Einkommensgrenzen).

• Kirchensteuer: Abhängig von der Religionszugehörigkeit (meist 8–9 % der Lohnsteuer).

• Sozialversicherungsbeiträge:

• Krankenversicherung (14,6 % + Zusatzbeitrag, geteilt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer)

• Pflegeversicherung (3,4 %, bei Kinderlosen höher)

• Rentenversicherung (18,6 %)

• Arbeitslosenversicherung (2,6 %)

• Sonstige Abzüge (z. B. Lohnpfändungen oder Gewerkschaftsbeiträge)

5. Sonstige Informationen

• Abrechnungszeitraum (z. B. Monat und Jahr)

• Auszahlungsdatum

• Urlaubsanspruch oder Resturlaub

• Krankheitstage oder andere Abwesenheiten

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Schritte zur Erstellung einer Lohnabrechnung

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Schritt 1: Daten sammeln

Sammeln Sie alle oben genannten Informationen. Stellen Sie sicher, dass die Daten aktuell und korrekt sind, da Fehler zu Problemen mit Finanzamt oder Sozialversicherungsträgern führen können.

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Schritt 2: Bruttogehalt berechnen

Addieren Sie das Grundgehalt sowie etwaige Zuschläge, Boni oder Sachbezüge, um das Bruttogehalt zu ermitteln.

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Schritt 3: Abzüge berechnen

• Lohnsteuer: Nutzen Sie die Lohnsteuertabelle oder ein Lohnabrechnungsprogramm, um die Steuer basierend auf Steuerklasse und Bruttogehalt zu berechnen.

• Sozialversicherungsbeiträge: Berechnen Sie die Beiträge gemäß den aktuellen Beitragssätzen. Beachten Sie die Beitragsbemessungsgrenzen, ab denen keine weiteren Beiträge erhoben werden.

• Sonstige Abzüge: Berücksichtigen Sie Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag oder individuelle Abzüge wie Lohnpfändungen.

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Schritt 4: Nettogehalt ermitteln

Subtrahieren Sie alle Abzüge vom Bruttogehalt, um das Nettogehalt zu berechnen. Dies ist der Betrag, der dem Mitarbeiter ausgezahlt wird.

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Schritt 5: Lohnabrechnung erstellen

Verwenden Sie eine Vorlage oder ein Lohnabrechnungsprogramm, um die Daten übersichtlich darzustellen. Die Abrechnung sollte folgende Punkte enthalten:

• Kopfzeile mit Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdaten

• Auflistung des Bruttogehalts und aller Abzüge

• Nettogehalt

• Zusätzliche Informationen wie Urlaubsanspruch oder Auszahlungsdatum

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Schritt 6: Prüfung und Übergabe

Überprüfen Sie die Abrechnung auf Fehler. Stellen Sie die Lohnabrechnung dem Mitarbeiter fristgerecht zu, idealerweise in elektronischer Form (z. B. als PDF) oder auf Papier.

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Schritt 7: Meldungen an Behörden

Melden Sie die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge fristgerecht an das Finanzamt bzw. die Krankenkassen. Dies geschieht meist elektronisch über Programme wie ELSTER.

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📌Tipps für eine effiziente Lohnabrechnung

• Software nutzen: Programme wie DATEV, Lexware oder taxmaro.com vereinfachen die Erstellung und sorgen für gesetzeskonforme Abrechnungen.

• Regelmäßige Updates: Halten Sie sich über Änderungen in Steuer- und Sozialversicherungsgesetzen auf dem Laufenden.

• Vorlagen verwenden: Standardisierte Vorlagen sparen Zeit und reduzieren Fehler.

• Archivierung: Bewahren Sie Lohnabrechnungen mindestens 10 Jahre auf, da dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
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Fazit

Die Erstellung einer Lohnabrechnung erfordert Sorgfalt und genaue Kenntnis der gesetzlichen Vorgaben. Mit den richtigen Informationen und Tools können Unternehmen diesen Prozess effizient gestalten. Plattformen wie taxmaro.com bieten digitale Lösungen, die Zeit sparen und Fehler minimieren. Eine korrekte Lohnabrechnung sorgt nicht nur für zufriedene Mitarbeiter, sondern schützt auch vor rechtlichen Problemen.

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