Was passiert, wenn mir ein Arbeitnehmer keine Sozialversicherungsnummer vorlegt?

Was ist die Sozialversicherungsnummer und warum ist sie wichtig?

Die Sozialversicherungsnummer (auch Rentenversicherungsnummer) dient zur eindeutigen Identifikation des Arbeitnehmers im Sozialversicherungssystem (§ 147 SGB VI). Sie wird von der Deutschen Rentenversicherung vergeben und begleitet die Person lebenslang. Ohne diese Nummer können Meldungen an die Sozialversicherungsträger nicht ordnungsgemäß erfolgen – und damit wird die Lohnabrechnung fehlerhaft.

Was müssen Arbeitgeber tun, wenn keine Sozialversicherungsnummer vorliegt?

Fehlt die Nummer beim Arbeitsantritt, sind Arbeitgeber verpflichtet:

1. Nachfragen beim Arbeitnehmer – oft liegt die Nummer im Sozialversicherungsausweis oder auf der Renteninformation.

2. Abruf über die Krankenkasse – ist der Arbeitnehmer krankenversichert, kann die zuständige Krankenkasse die Sozialversicherungsnummer bei der Rentenversicherung abfragen.

3. Erstmeldungen ohne SV-Nummer – Sie dürfen den Mitarbeiter trotzdem anmelden, indem Sie eine Meldung mit Geburtsdatum, Geburtsort und weiteren persönlichen Daten abgeben. Die Rentenversicherung erstellt dann eine neue Nummer.

Wo kann die Sozialversicherungsnummer beantragt werden?

• Über die Krankenkasse: Diese beantragt die SV-Nummer automatisch bei der Deutschen Rentenversicherung.

• Direkt bei der Deutschen Rentenversicherung: Arbeitnehmer können ihre Nummer selbst anfordern.

• Arbeitgeber-Meldung (DEÜV-Verfahren): Bei der elektronischen Anmeldung ohne SV-Nummer wird eine neue Nummer generiert.

Was passiert, wenn der Arbeitnehmer dauerhaft keine Sozialversicherungsnummer vorlegt?

Arbeitgeber können die Abrechnung nicht korrekt durchführen. Die Konsequenzen:

• Fehlerhafte Lohnabrechnung – Beiträge zur Sozialversicherung können nicht richtig gemeldet werden.

• Bußgelder – Verstöße gegen Meldepflichten nach der DEÜV können mit Geldstrafen geahndet werden.

• Nachforderungen – fehlende Beiträge müssen rückwirkend korrekt gemeldet und bezahlt werden.

• Haftung des Arbeitgebers – Sie sind verpflichtet, die ordnungsgemäße Meldung sicherzustellen (§ 28a SGB IV).

Konsequenzen für die Lohnbuchhaltung

Für die Lohnbuchhaltung bedeutet eine fehlende Sozialversicherungsnummer:

• Verzögerungen bei der Erstellung der Gehaltsabrechnungen

• Korrekturmeldungen an die Krankenkassen und Rentenversicherung

• Potenzielle Nachberechnungen und Verwaltungsaufwand

• Erhöhte Risiken bei Prüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung

Fazit

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass jeder Arbeitnehmer eine gültige Sozialversicherungsnummer hat. Liegt sie nicht vor, können Sie diese über die Krankenkasse oder direkt durch eine elektronische Anmeldung abrufen. Wird dauerhaft keine Nummer vorgelegt, drohen fehlerhafte Lohnabrechnungen, Nachzahlungen und Bußgelder. Eine saubere Verwaltung der Stammdaten ist daher entscheidend, um rechtliche Risiken zu vermeiden.

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