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Für eine lange Zeit galt die Erfassung der Arbeitszeit als ein Instrument zur Überwachung von Mitarbeiter:innen. So wurde etwa überprüft, wer zu spät kam oder früher ging. Heutzutage hat sich das geändert - immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeiter:innen flexible Arbeits- und individuelle Vergütungsmodelle an. Für eine zuverlässige Entgeltabrechnung werden deshalb entsprechende Systeme zur Zeiterfassung benötigt.
Besonders während der derzeitigen Corona-Schutzmaßnahmen und der vermehrten Arbeit im Homeoffice, helfen flexible Arbeitszeit- und individuelle Vergütungsmodelle den Unternehmen dabei, produktiv zu bleiben. Wann ist es daher nötig, eine Aufzeichnung der Arbeitszeiten durchzuführen?
Bei dem Gleitzeitmodell gibt das Unternehmen eine früheste Zeit für den Beginn und eine späteste Zeit für das Ende des Arbeitstages vor. Innerhalb dieses Zeitrahmens gibt es oft eine Kernarbeitszeit, in der die Anwesenheit Pflicht ist. Ansonsten können die Beschäftigten entscheiden, wann sie kommen und gehen, solange dies in dem angegebenen Zeitraum geschieht. Für die Koordination und Kontrolle bieten sich Stundenkonten an, bei denen jeweils der Start und das Ende des Arbeitstages einsehbar sind.
Die Vertrauensarbeit ist ein immer beliebter werdendes Arbeitsmodell, dabei wird den Beschäftigten die Einteilung der individuellen Arbeitszeit überlassen. Das Unternehmen gibt ein bestimmtes Ziel vor, setzt eine Deadline und greift nicht weiter in den Arbeitsprozess ein. Dies ist vor allem in Branchen sinnvoll, in denen projektorientiert gearbeitet wird. Im Arbeitsvertrag wird vorab ein zeitlicher Rahmen in Form von zum Beispiel Wochen- oder Monatsstunden vereinbart. Die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden erfolgt durch den bzw. die Arbeitgeber:in selbst. Im Gegensatz zur Gleitzeit kontrolliert hierbei niemand die tatsächlich geleistete Arbeitszeit.
Die Jahresarbeitszeit ist ein neues Arbeitszeitmodell, bei dem eine bestimmte Anzahl von innerhalb eines Jahres zu leistenden Arbeitsstunden vereinbart wird. Beschäftigte entscheiden demnach, wann sie arbeiten und wann nicht. Gegebenenfalls kann der bzw. die Arbeitgeber:in Einschränkungen festlegen, damit Monate mit besonders hohem Arbeitsaufkommen abgedeckt sind.
Dies gibt den Mitarbeiter:innen ein sehr hohes Maß an Flexibilität. Sie können zum Beispiel in der ersten Jahreshälfte sehr viel arbeiten und in den letzten Monaten entsprechend mehr Freizeit einplanen. Aus diesem Grund muss das Arbeitsjahr langfristig vorausgeplant werden. Somit kann vermieden werden, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt zu wenig Mitarbeiter:innen anwesend sind.
Eine korrekte und zuverlässige Erfassung der Arbeitszeit ist für Unternehmen, die Minijobber:innen beschäftigen, unvermeidbar. Denn so können unbeabsichtigte Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz und Strafen durch Kontrollbehörden vermieden werden.
Der Stundenzettel ist klassischerweise in Tabellenform aufgebaut, wobei es jeweils eine Spalte für den Beginn, die Pausenzeit und das Ende gibt. Die Kontrolle der geleisteten Arbeitszeiten ist hierbei mit viel Aufwand und einem gewissen Fehlerrisiko verbunden, da die Zeiten in der Regel in ein separates Abrechnungsprogramm übertragen werden müssen.
Hierbei werden nach dem gleichen Prinzip wie bei dem Stundenzettel Tabellen erstellt. Wahlweise können noch Spalten hinzugefügt werden, wie zum Beispiel an welchem Projekt oder mit welchem Kunden gearbeitet wurde. Der Vorteil ist hierbei, dass einige Berechnungen automatisiert werden und somit zuverlässiger abgerechnet werden können. Dennoch ist diese Variante ebenfalls zeitaufwendig.
Mit Stechuhren können Unternehmen nachvollziehen, wann ein:e Mitarbeiter:in kommt und geht. Die klassische Version, bei der eine Lochkarte in die dafür vorgesehene Öffnung geschoben und abgestempelt bzw. gelocht wird, wurde in der Regel durch ein elektronisches System ersetzt. Dabei wird entweder eine Nummer eingegeben, eine Magnetkarte oder ein Ausweis an das Gerät gehalten, welches die Informationen entsprechend speichert. Hierbei sind weniger manuelle Nachberechnungen nötig, was den Abrechnungsprozess einfacher gestaltet.
Viele Unternehmen nutzen bereits die Vorteile softwarebasierter Systeme zur Zeiterfassung.
Viele Tools zur Arbeitszeiterfassung bieten in der Regel eine Verbindung mit einem Programm zur Personalverwaltung an. Der Vorteil ist hierbei, dass sämtliche personenbezogenen Informationen zentral an einem Ort zusammenfließen und verarbeitet werden. Dies reduziert Abrechnungsfehler und macht die Arbeit in der Buchhaltung effizienter.
Unternehmen können die Aufzeichnung der Arbeitszeiten außerdem dazu nutzen, bestimmte Abläufe im Arbeitsalltag zu verbessern. Denn so lässt sich gut nachvollziehen, wie viel Zeit die Mitarbeiter:innen an einzelnen Projekten arbeiten und an welcher Stelle bestimmte Tätigkeiten optimiert werden können. Deshalb ist es ratsam, die Aufzeichnung einfach und komfortabel für die Beschäftigten zu gestalten. In vielen Zeiterfassung- oder Personalverwaltungstools ist aus diesem Grund eine entsprechende Funktion bereits integriert, die mit anderen Arbeitsprogrammen verbunden werden kann.
Die Arbeitszeiterfassung ermöglicht den Mitarbeiter:innen jederzeit in ihrem persönlichen Zeitkonto einzusehen, wie viel Überstunden geleistet wurden und wie viele Krankheits- oder Urlaubstage genommen wurden.
Im modernen Arbeitsleben sind flexible Arbeits- und Vergütungsmodelle längst zur Norm geworden. Das Angebot zum eigenständigen Aufzeichnen der Arbeitszeiten drückt außerdem Vertrauen gegenüber den Beschäftigten aus und schafft ein positives Arbeitsklima. Mit der Automatisierung der Abrechnungsprozesse können zudem die Personalkosten im Unternehmen reduziert werden, welche in der Folge an anderer Stelle im Unternehmen sinnvoller investiert werden können.
