Verfahrensdokumentation
Buchprüfung
Systemdokumentation
Datensicherung

Wie sieht eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation aus?

Unternehmer:innen sollten weitreichende Kenntnisse über die Arbeitsprozesse innerhalb ihres Unternehmens haben. Nicht zuletzt, weil sie so auf Anfragen von Finanzverwaltungen oder Steuerprüfern direkt reagieren können. Im Falle von Buchprüfungen ist es wichtig, in der Lage zu sein, sämtliche Vorgänge im Unternehmen offenlegen zu können. 

Vor einigen Jahren konnte hierzu noch auf Aktenschränke verwiesen werden. Diese sind allerdings immer seltener zu finden, denn vieles wurde inzwischen digitalisiert. Wie können Unternehmen vorgehen, wenn die Arbeitsprozesse papierlos stattfinden?

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Aufgrund der immer schneller voranschreitenden Digitalisierung von Arbeitsabläufen und der zunehmenden Komplexität von IT-Systemen musste ein Weg gefunden werden, die digitalen Datenwege für unabhängige Buchprüfungen durch das Finanzamt sichtbar zu machen. Deshalb werden in der Verfahrensdokumentation die digitalen steuerrelevanten Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme des Unternehmens zusammengetragen und sicher aufbewahrt.

Im Rahmen von Betriebsprüfungen werden diese Informationen in der Regel von der Finanzverwaltung vorab angefordert. Auf diesem Weg werden die Vorgänge in der Buchhaltung offengelegt und eine effiziente Prüfung der Steuerunterlagen ermöglicht. Weiterhin besteht die Möglichkeit, die Verfahrensdokumentation für die Optimierung eigener Arbeitsabläufe zu nutzen. 

Wann ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat spezielle Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Diese finden sich in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Hieraus geht hervor, dass alle Buchhaltungs- und Aufzeichnungspflichtigen zum Führen einer Verfahrensdokumentation verpflichtet sind. Dies bezieht sich auf Selbstständige, Freiberufler:innen sowie Unternehmer:innen. 

Was muss in einer Verfahrensdokumentation enthalten sein?

Im BMF-Schreiben zu den GoBD lassen sich die Anforderungen an den Inhalt einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation nachlesen. Es werden dort allerdings keine detaillierten Angaben zu den erforderlichen Bestandteilen der Verfahrensdokumentation gemacht. Denn der genaue Umfang sowie der konkrete Inhalt richten sich nach dem jeweiligen System der Datenverarbeitung. 

In jedem Fall müssen schlüssige Angaben zum Inhalt, Aufbau und den Ergebnissen des Verfahrens enthalten sein. Eine sachverständige dritte Person muss in der Lage sein, diese nachzuvollziehen und in angemessener Zeit zu überprüfen. Alle System- und Verfahrensänderungen müssen inhaltlich und zeitlich lückenlos zu dokumentiert werden, sodass alle Vorgänge in jedem beliebigen Zeitraum ersichtlich werden.  

Ein allgemeiner Überblick zum Inhalt: 

1. Eine allgemeine Beschreibung des Unternehmens

Im ersten Teil der Verfahrensdokumentation werden die Organisation und Aufgabenstellung des Unternehmens in allgemeiner Form beschrieben. Dies beinhaltet die Rechtsform sowie Angaben zum Standort und bei größeren Unternehmen außerdem die Zweigstellen. Weiterhin müssen Angaben zur Branche gemacht werden und wo das Unternehmen innerhalb der Branche angesiedelt ist. 

1.1 Das betriebliche Ablaufsystem

Anschließend wird das betriebliche Ablaufsystem dargestellt. Der bzw. die Buchprüfer:in muss nachvollziehen können, wie der fachliche und technische Ablauf im Unternehmen aufgebaut ist. Hierzu zählen zum Beispiel Angaben dazu, welche Software im Unternehmen verwendet wird oder mit welchen Computern die Beschäftigten arbeiten. Um das Verständnis bei komplexen Systemen zu vereinfachen, bietet sich das Erstellen von grafischen Diagrammen an. 

1.2 Angaben zur steuerbezogenen Aufbauorganisation

Darüber hinaus muss die allgemeine Beschreibung des Unternehmens Informationen zur steuerbezogenen Aufbauorganisation des Unternehmens enthalten. Dies bezieht sich zum Beispiel auf die Art der Arbeitsverhältnisse der Beschäftigten und in welchen Lohnsteuerklassen sie sich befinden. Hier bietet sich ebenfalls eine grafische Darstellung der Angaben an, um das Verständnis zu erleichtern. 

1.3 Kontaktdaten einer Ansprechperson

Letztlich ist es ratsam, Kontaktinformationen für die bzw. den verantwortliche:n Ansprechpartner:in zu hinterlegen. So kann auf Rückfragen schnell reagiert werden.

2. Dokumentation der Organisationsstruktur und Arbeitsprozesse

In diesem Teil der Verfahrensdokumentation werden die Arbeitsprozesse der unterschiedlichen Aufgabenbereiche im Unternehmen auch fachlicher Sicht erläutert. Hier ist es wichtig, die Beschreibungen einfach und verständlich zu gestalten, sodass diese für dritte Personen ohne Fachkenntnisse problemlos nachzuvollziehen sind. 

2.1 Allgemeine Organisationsstruktur der Arbeitsprozesse

Zunächst wird eine Übersicht zur Organisationsstruktur der Arbeitsprozesse sowie deren Abläufe erstellt. Dazu werden den einzelnen Abteilungen ihre jeweiligen Aufgabenbereiche zugeordnet. Folgend werden die Organisationsanweisungen zu den einzelnen Arbeitsprozessen hinzugefügt, wodurch ersichtlich werden sollte, in welchem Verhältnis die Abteilungen zu einander stehen. 

2.2 Umsetzung der Arbeitsprozesse im Unternehmen

Bei größeren Unternehmen werden hier außerdem Handbücher und Schulungsunterlagen beigelegt. Es ist wichtig anzugeben, wenn unternehmensspezifische Anpassungen vorgenommen wurden, die von der Standardversion abweichen. Weiterhin muss beschrieben werden, wie die korrekte Durchführung der Arbeitsprozesse von der Unternehmensleitung kontrolliert wird. 

3. Technische Systemdokumentation 

In dieser Übersicht wird die gesamte technische Infrastruktur des Unternehmens dokumentiert. Dies enthält zunächst eine allgemeine Beschreibung der eingesetzten Hardware, der Vernetzung und der Software. 

3.1 Hardware

Hier muss aufgelistet werden, welche technischen Geräte den Beschäftigten für die Arbeit zur Verfügung stehen. Damit sind zum Beispiel Computer, Laptops, Tablets, Drucker oder Scanner gemeint. Weiterhin müssen alle im Unternehmen verwendeten Server sowie der Standort und die Ausstattung des IT-Systems mit aufgenommen werden.

3.2 Software

Bei der Auflistung der genutzten Software ist es wichtig, genau zu arbeiten und immer nur die aktuell eingesetzten Programmversionen anzugeben. Dies bezieht sich auf die Betriebssysteme auf den Computern bzw. Laptops der Beschäftigten sowie auf verwendete Individualsoftware, zum Beispiel zur Bildbearbeitung oder Raumgestaltung.

Falls es innerhalb des Unternehmens Verwaltungsstrukturen gibt, welche gesonderte Software nutzen, müssen diese ebenfalls angegeben werden. Hier sind insbesondere Speichersysteme zu nennen, mit denen beispielsweise Mitarbeiter- oder Kundendaten geschützt und aufbewahrt werden. 

3.3 Vernetzung

Darüber hinaus muss beschrieben werden, wie die Elemente aus Hard- und Software im Unternehmen miteinander vernetzt sind. Hier ist es wichtig, die Schnittstellen zwischen einzelnen Komponenten zu dokumentieren, bei denen Daten verarbeitet oder ausgetauscht werden. 

3.4 Dokumentenmanagement 

Letztlich müssen Angaben zu den Daten- und Dokumentenbeständen einschließlich der Aufbewahrungsregeln und -fristen enthalten sein. Dies schließt eine kurze Beschreibung der Datensätze sowie ein Konzept zur Organisation der Dokumente mit ein. Sofern es ein Archiv für Dokumente oder Mails gibt, ist darauf an dieser Stelle ebenfalls zu verweisen. In solchen Fällen haben die Beschäftigten in der Regel nur beschränkten Zugriff auf sensible Daten, sodass eine Liste mit den entsprechenden Befugnissen geführt werden muss.

Für den oder die Buchprüfer:in muss der Archivierungsprozess sowie das Vorgehen beim Löschen wichtiger Unterlagen nachvollziehbar bleiben. Im Grunde dürfen keine Dokumente oder andere Informationen ohne Weiteres bei der Buchprüfung fehlen.

4. Konzept zur Sicherung der Daten

4.1 Was muss geschützt werden?

Jedes Unternehmen steht in der Verantwortung, Daten der Beschäftigten und des Kundenstamms zu schützen. Dies bezieht sich auf sämtliche Verträge von Mitarbeiter:innen und Kunden sowie die entsprechenden Zahlungsinformationen. Außerdem müssen sämtliche Software-Elemente, Tabellen mit Stammdaten, Bewegungsdaten und alle sonstigen Aufzeichnungen, wie zum Beispiel Mitschriften von Meetings, geschützt werden. 

4.2 Wogegen ist zu schützen?

Die Sicherheitsvorkehrungen sollten das Unternehmen in jedem Fall Schutz gegen einen plötzlichen Datenverlust, unberechtigte Veränderung sowie unberechtigte Kenntnisnahme schützen. 

4.3 Mögliche Sicherheitsvorkehrungen

Um den Schutz erfolgreich zu gestalten, gibt es eine Vielzahl von Vorkehrungen und Prozeduren, die das Unternehmen treffen kann. Zum einen ist es wichtig, die digitalen Daten zu sichern. Deshalb ist es ratsam, systematische Verzeichnisse der Bestände zu führen, aus denen der Standort, Inhalt und das Datum der Sicherung bzw. Löschung abgelesen werden kann. Andererseits müssen die Daten in physischer Form geschützt werden.

Hier sind die getroffenen Vorkehrungen zum Schutz vor den Elementen wie Feuer, Temperatur oder Feuchtigkeit zu dokumentieren. Weiterhin muss es einen adäquaten Diebstahlschutz im Unternehmen geben. 

Zur Sicherung gegen unberechtigte Veränderungen bzw. Kenntnisnahme gibt es folgende Möglichkeiten: 

  • räumliche Zutrittskontrollen zu bestimmten Bereichen 
  • digitale Zutrittskontrollen für das Lesen sensibler Unterlagen
  • Weitergabekontrolle bei elektronischer Datenübertragung 
  • Eingabekontrolle, sodass nachvollzogen werden kann, welche Person bestimmte Daten eingetragen hat
  • Verfügbarkeitskontrolle, durch welche personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind.

5. Allgemeine Zuständigkeiten und Ansprechpersonen

Die Organisation der Arbeitsprozesse, Sicherheitsvorkehrungen und Mitarbeiteranliegen ist in der Regel sehr komplex. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, für jeden Bereich eine zuständige Person zu finden, die für Rückfragen erreichbar ist. Im Idealfall ist die Person selbst Teil der Abteilung und hat daher ausreichend Kenntnisse über die internen Vorgänge. 

Aktualität und Zuverlässigkeit sind entscheidend

Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation ist mit viel Zeit und Aufwand verbunden. Denn sämtliche Vorgänge müssen nachvollziehbar und leicht verständlich aufgezeichnet werden, sodass sich alle Datenverläufe problemlos zurückverfolgen lassen. Aus diesem Grund ist es wichtig, regelmäßig zu überprüfen, ob die dokumentierten Informationen noch aktuell sind. Dafür sollte mindestens eine Person aus dem Unternehmen stets für generelle Fragen erreichbar sein und im Zweifelsfall an eine:n Sachverständige:n weitervermitteln können.

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