Onboarding
Neueinstellung
erster Arbeitstag
Service

Wie gestalte ich ein gelungenes Onboarding?

Der erste Tag im neuen Unternehmen ist immer spannend. Denn nicht nur der neue Mitarbeiter möchte einen guten ersten Eindruck hinterlassen, das Unternehmen möchte sich gut präsentieren. Eine systematische und gut strukturierte Einarbeitungszeit trägt maßgeblich zur Zufriedenheit und damit zur Produktivität des neuen Kollegen bei. Aus diesem Grund sollten Sie das Onboarding in Ihrem Unternehmen gut planen, sodass diese Phase für beide Seiten so angenehm wie möglich verläuft.

Was ist Onboarding und warum ist es so wichtig?

Das Onboarding beschreibt den Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter sowohl in den Job selbst, als auch in das Mitarbeiterteam. Hierbei sollen die neuen Mitarbeiter lernen, welche Aufgaben im Unternehmen auf sie zukommen. Dazu sollten sie sich in dieser Phase mit der Unternehmensstruktur und -kultur vertraut machen. Ein gut strukturiertes Onboarding integriert neue Kolleginnen und Kollegen schnell ins Team, sodass sie sich wohlfühlen und produktiv arbeiten. Ein weiteres Ziel des Onboardings ist es, Kündigungen während der Probezeit zu verringern, womit Sie erhebliche Kosten einsparen. Die Einarbeitungszeit ist also nicht nur eine Investition in die Mitarbeiter, sondern auch in die langfristige finanzielle und strukturelle Planung Ihrer Firma. 

Welche Personen und Abteilungen sind in das Onboarding involviert?

Zunächst ist die Personalabteilung für den Austausch zwischen der Führungskraft und dem/r neuen Mitarbeiter/in, die Aufnahme der Personaldaten, die Planung der Einarbeitungsphase und die Erstellung von Einarbeitungs- und Schulungsplänen zuständig. Ein Begrüßungsgespräch mit einer Führungskraft ist empfehlenswert, denn es gibt dem/der neuen Mitarbeiter/in ein Gefühl von Wertschätzung. Dieses Gespräch kann dafür genutzt werden, aktuelle Themen, die das Unternehmen betreffen, zu besprechen und die Unternehmenskultur noch besser kennenzulernen. Um den/die neue/n Mitarbeiter/in schnell in die Betriebsabläufe zu integrieren, bietet es sich an ihm/ihr eine/n Paten/in oder Mentor an die Seite zu stellen. Dieser arbeitet bestenfalls in der gleichen Abteilung und steht für alle technischen und fachlichen Fragen zur Verfügung. 

Das Preboarding 

Die Vorbereitungsphase des Onboardings, oder Preboarding, fängt mit der Vertragsunterzeichnung an und dauert bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Als Arbeitgeber haben Sie hier die Chance einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Als Erstes sollten Sie dem neuen Mitarbeiter ein paar grundsätzliche Informationen zum Unternehmen schicken, damit sich dieser einen guten Überblick über die Kultur und Struktur machen kann. Bestenfalls stellen Sie darin auch Informationen zum künftigen Arbeitsplatz und eventuelle Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung zur Verfügung. 

Das können Sie klassisch mit der Post verschicken, besser ist aber der elektronische Weg. Denn das ist schneller, direkter, spart Geld und kann jederzeit aufgerufen werden. Darin sollten die Kontaktdaten eines Ansprechpartners enthalten sein, mit einem expliziten Hinweis darauf, dass dieser jederzeit für Rückfragen zu erreichen ist. Bieten Sie Ihrem neuen Kollegen an sich bei eventuellen Problemen immer an Sie wenden zu können. Gerade wenn der neue Kollege aus einer anderen Stadt oder einem anderen Land umzieht, kann das Stress verursachen, bei dem Sie als Arbeitgeber aushelfen können. 

Teilen Sie die Ankunft des neuen Kollegen den anderen Teammitglieder vorab mit. Eine freundliche Begrüßung bei der Ankunft im neuen Büro wirkt Unsicherheiten entgegen und bricht das Eis. Bereiten Sie außerdem eine Willkommensmappe vor, in der alle notwendigen Informationen zu finden sind. Diese stellen Sie am besten online (z.B. ins Intranet), dann können Sie die Liste bei Bedarf aktualisieren. Dort können sie zum Beispiel Telefonlisten, den Tagesablauf und den Einarbeitungsplan, technische Anleitungen oder Regelungen zu den Arbeitszeiten hineinlegen. 

Den ersten Arbeitstag können Sie so planen, dass sich de neue Mitarbeiter sowohl mit den Arbeitsgeräten und -programmen, als auch mit dem Rest des Teams und Arbeitsplatzes vertraut macht. Dieser Prozess muss gut strukturiert sein, damit immer gut ersichtlich ist, welche Aufgabe durchgeführt werden muss. 

Welche Unterlagen brauchen Sie am ersten Arbeitstag?

Um ein wenig Bürokratie am ersten Arbeitstag kommen Sie nicht herum. Im Gegenteil, es ist sinnvoll alle Unterlagen gleich am Anfang unterschreiben zu lassen, denn das spart Ihnen Zeit in der Zukunft. Teilen Sie dem neuen Kollegen am besten schon vorab mit, welche Unterschriften Sie benötigen. Bestimmte Informationen und Unterlagen brauchen Sie schon vor dem ersten Arbeitstag. Ein Personalfragebogen eignet sich, um die persönlichen Daten des neuen Mitarbeiters zu erfragen. Dazu brauchen Sie den Sozialversicherungsausweis, Bescheinigung der Krankenkasse und soweit relevant, eine Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung. Hierbei handelt es sich um eine Datenverarbeitung zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses. Wichtig dabei ist, dass die Rechtmäßigkeit der erhobenen Daten nur für solche gilt, die für die Begründung des Arbeitsverhältnisses tatsächlich erforderlich sind.

Eine gute Organisation 

Um sicherzugehen, dass Sie während des Onboardings den Überblick behalten, können Sie sich Unterstützung in Form entsprechender Softwares holen. Dort haben Sie neben Checklisten alle nötigen Unterlagen zentral an einem Ort. Sie haben somit schnell und einfach Zugriff auf die Informationen, sehen was fehlt und wie weit der Prozess vorangeschritten ist. Für größere Firmen mit vielen (neuen) Mitarbeitern kann sich eine Anschaffung lohnen.

Ein gutes Onboarding ist das Fundament eines guten Arbeitsverhältnisses. Es beugt Kündigungen während der Probezeit vor und spart Ihnen dadurch Zeit und Geld. Besonders in den ersten Wochen ist es wichtig, eine gute Beziehung zwischen neuem/r Mitarbeiter/in und dem Unternehmen zu schaffen. Bereiten Sie das Onboarding also gut vor und behandeln sie jede/n neuen Kollegen/in individuell. Das steigert das Gefühl der persönlichen Wertschätzung und damit die Produktivität des ganzen Teams.