Müssen Lohnabrechnungen mit der Post zugestellt werden?

Zahlreiche Unternehmen nutzen bereits die Vorteile der Online-Lohnabrechnung, wie zum Beispiel die zeiteffiziente Verwaltung der Mitarbeiterdaten in einer digitalen Personalakte. Dort haben Ihre Beschäftigten direkten Zugriff auf ihre Informationen und können diese bei Bedarf anpassen. In der Regel sind die Entgeltabrechnungen ebenfalls Teil der digitalen Personalakte - gut sortiert und immer verfügbar. Dabei stellt sich die Frage, ob diese Form der Entgeltabrechnung ausreichend ist oder ob sie außerdem in ausgedruckter Form per Post an die Mitarbeiter:innen geschickt werden muss?

Müssen Abrechnungen in Papierform ausgestellt werden?

Die Regelungen zur Abrechnung des Arbeitsentgelts finden sich im § 108 der Gewerbeordnung (GewO). Dort heißt es, dass Arbeitnehmer:innen zunächst grundsätzlich dazu verpflichtet sind, eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Es gibt hingegen keine spezielle Vorschrift, die besagt, dass Abrechnungen in Papierform erstellt werden müssen. 

Ist durch ein Gesetz die Textform vorgeschrieben, muss das Dokument gemäß § 126b BGB auf einem dauerhaften Datenträger abgeben werden. Als Arbeitgeber:in müssen Sie demnach die Abrechnungen so auf einem Datenträger aufbewahren, dass sie jederzeit durch Ihre Mitarbeiter:innen einsehbar sind. Des Weiteren muss gewährleistet sein, dass jede Person nur Zugriff auf die eigenen Unterlagen hat und der Datenträger diese unverändert wiedergibt.

Was muss bei der Zustellung digitaler Entgeltabrechnungen beachtet werden?

Es ist nicht ausreichend, die Abrechnung in das personalisierte Postfach der Beschäftigten im Lohnportal zu schicken. Arbeitgeber:innen müssen sicher sein, dass Ihre Mitarbeiter:innen diese abrufen können - erst dann ist die gesetzliche Zustellungspflicht erfüllt. Um die Abrechnungen in das individuelle Postfach eines Angestellten schicken zu können, wird eine ausdrückliche bzw. stillschweigende Zustimmung benötigt.

Auf der Arbeitnehmerseite müssen dabei weiterhin die technischen Voraussetzungen erfüllt sein, digitale Entgeltabrechnungen zu empfangen. Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens, die individuellen Postfächer einzurichten und gegebenenfalls Zugang zu einem PC zu gewähren. Um Missverständnissen vorzubeugen, empfiehlt es sich vorab eine ausdrückliche Zustimmung für den digitalen Zustellungsweg zu holen. Hierfür kann zum Beispiel eine entsprechende Passage in den Arbeitsvertrag geschrieben werden. Im Rahmen des Onboarding-Prozesses können Sie dem:r neuen Mitarbeiter:in anschließend zeigen, wie die Entgeltabrechnungen online abgerufen werden.

Die Papierform ist nicht komplett abgeschafft

Diese Regelungen zur digitalen Zustellung von Entgeltabrechnungen gelten allerdings nicht überall. So kann zum Beispiel in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen geregelt sein, dass die Abrechnung weiterhin in Papierform ausgestellt werden müssen. In diesem Fall haben Beschäftigte einen rechtlichen Anspruch darauf. Eine gute Kommunikation vorab ist daher ratsam, um Unklarheiten zu vermeiden. 

Klar kommunizieren und Missverständnisse vermeiden

Solange Arbeitgeber:innen dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter:innen die Möglichkeit haben, ihre Entgeltabrechnungen sicher einzusehen, müssen diese nicht in Papierform zugestellt werden. In einigen Branchen hingegen steht ein entsprechender Absatz im Tarifvertrag und gibt Beschäftigten somit einen rechtlichen Anspruch darauf. Es ist daher ratsam mit Ihren Mitarbeiter:innen zu kommunizieren und gegebenenfalls individuelle Absprachen treffen.