Ein Firmenwagen ist ein attraktives Mittel zur Mitarbeiterbindung. Dies bietet sich zum Beispiel an, wenn die Beschäftigten lange Arbeitswege haben oder viele dienstliche Fahrten unternehmen müssen. Oftmals können Firmenwagen neben den beruflichen Wegen ebenfalls für Privatfahrten genutzt werden. In diesen Fällen kann es sich lohnen, ein Fahrtenbuch zu führen. Die genaue Dokumentation der einzelnen Fahrten kann unter Umständen zu Reduzierung der Steuerlast führen. 

Warum ist es wichtig, ein Fahrtenbuch zu führen?

Grundsätzlich geht das Finanzamt davon aus, dass ein Firmenfahrzeug hauptsächlich für private Fahrten genutzt wird und berechnet die zu leistenden Steuerabgaben entsprechend der 1-Prozent-Regel. Es werden demnach 1 Prozent des Bruttolistenpreises an Steuern für das Firmenfahrzeug fällig. Beträgt dieser zum Beispiel 20.000 Euro, werden davon monatlich 200 Euro versteuert. 

Mit dem Führen eines Fahrtenbuches besteht die Möglichkeit, die monatlichen Steuerabgaben für den Dienstwagen zu reduzieren. Denn so lässt sich für das Finanzamt genau nachvollziehen, wie oft das Fahrzeug für private bzw. dienstliche Fahrten genutzt wurde. Deshalb ist es wichtig, bei der Dokumentation der Fahrten bestimmte Pflichtangaben zu beachten.

Dazu gehören zunächst das Datum der Fahrt sowie Angaben zum Kilometerstand des Fahrzeuges, jeweils vor der Abfahrt und nach der Ankunft. Weiterhin müssen der Zweck und das Ziel der Reise einschließlich des Firmennamens und Name einer Ansprechperson notiert werden. Bei Privatfahrten hingegen sind die Angaben zum Kilometerstand sowie eine entsprechende Anmerkung im Fahrtenbuch ausreichend. 

Das elektronische Fahrtenbuch

Insbesondere für Vielfahrende bedeutet das Führen eines rechtskonformen Fahrtenbuches einen hohen Arbeitsaufwand. In diesem Fall kann ein elektronisches Fahrtenbuch dabei helfen, die Anwendung der 1-Prozent-Regel durch das Finanzamt zu vermeiden und Geld zu sparen. Dieses zeichnet die für das Finanzamt wichtigen Daten sämtlicher Fahrten auf und verzichtet dabei auf das Speichern irrelevanter Informationen. So wird etwa der Kilometerstand vermerkt, nicht jedoch die gefahrene Strecke und Details von Privatfahrten werden ignoriert. 

Weiterhin besteht in der Regel die Möglichkeit das elektronische Fahrtenbuch auf dem Smartphone bzw. Tablet zu installieren. Somit können alle Fahrten jederzeit eingesehen, kategorisiert und gegebenenfalls an das Unternehmen, das Steuerbüro oder direkt an das Finanzamt weitergeleitet werden. Dies ist besonders für das Abrechnen einzelner Fahrten praktisch, da die notwendigen Informationen automatisch verarbeitet und berechnet werden. 

Eine Übersicht der gängigen Anbieter und deren verschiedenen Ausstattungen finden Sie hier.

Elektronische Fahrtenbücher sparen Zeit und Geld

Die häufigsten Fehler beim Führen eines analogen Fahrtenbuches sind unvollständige Dokumentationen einzelner Fahrten oder nicht nachvollziehbare Änderungen, die nachträglich eingetragen wurden. Mit einem elektronisch geführten Fahrtenbuch passieren solche Fehler nicht. Somit können unnötige Steuerausgaben langfristig vermieden werden.