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Mindestlohngesetz

Wie führe ich eine korrekte Zeiterfassung in meinem Unternehmen durch?

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) beschlossen, dass Unternehmen dazu verpflichtet sind, ein individuelles System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Bisher müssen in Deutschland nur Überstunden aufgezeichnet werden, also die Stunden, die über die Regelarbeitszeit hinaus gehen. Um das Urteil hierzulande umzusetzen, muss der Bundestag jedoch erst ein entsprechendes Gesetz verabschieden. Im Mai 2020 hat ein Arbeitnehmer erstmals erfolgreich gegen seinen Arbeitgeber wegen mangelnder Zeiterfassung geklagt. Dies kann vor allem für Beschäftigte hilfreich sein. Sie können so ihre Gehaltsabrechnung  besser nachvollziehen und überprüfen, ob die Stunden korrekt berechnet und ausstehende Urlaubstage erfasst wurden. 

Hohe Transparenz bedeutet Schutz

Die Arbeitszeiterfassung soll aber nicht nur die Arbeitnehmer/-innen schützen, sondern auch die Arbeitgeber/-innen. So können nämlich alle Beteiligten zuverlässig und zentral einsehen, ob die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit erbracht wurde. Dafür müssen die Beschäftigten vorab über die Zeiterfassung informiert werden und wissen, wer hier zuständig ist, denn auf die Zeiterfassungsdaten haben in der Regel sowohl Arbeitgeber/-nehmerin, als auch die Personalabteilung Zugriff. Des Weiteren haben eventuell zuständige Behörden Zugriff, um Verstöße zu überprüfen (z. B. Schwarzarbeit). 

Die Zeiterfassung in Deutschland

Doch auch ohne allgemeine Erfassungspflicht müssen viele Arbeitgeber/-innen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten aufzeichnen. Dadurch wird vor allem kontrolliert, ob bestimmte Gesetze eingehalten werden. Auf diesem Weg kann zum Beispiel die Einhaltung des Mindestlohngesetzes, der Arbeitszeitvorschriften oder die Lenk- und Ruhezeiten im Straßenverkehr überprüft werden. Kontrollbehörden können eine Arbeitszeitaufzeichnung anordnen, wenn ein konkreter Verdacht besteht, dass ein Verstoß vorliegt (z. B. gegen die Höchstarbeitszeit).

Wann ist eine Zeiterfassung Pflicht?

Im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sind drei Fälle geregelt, in denen die Unternehmen zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet sind: Alle gearbeiteten Überstunden, Arbeiten an Sonn- und Feiertagen und bei Kraftfahrenden (hier die komplette Arbeitszeit: Beginn, Pause und Ende). In jedem Fall sind die aufgezeichneten Arbeitszeiten zwei Jahre aufzubewahren und bei Kontrollen vorzulegen. Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit bis zu 15.000 Euro geahndet werden.

Seit dem 01. Januar 2020 beträgt der Mindestlohn in Deutschland 9,35 Euro pro Stunde. Um sicherstellen zu können, dass dieser für jede geleistete Arbeitsstunde gezahlt wurde, muss die Arbeitszeit für geringfügig Beschäftigte aufgezeichnet werden (Dokumentationspflicht). Zudem sind im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz bestimmte Branchen dazu angehalten, die Arbeitszeiten der Beschäftigten aufzuzeichnen, da hier eine besondere Missbrauchsgefahr besteht. Dies sind zum Beispiel Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, die Bau- und die Fleischwirtschaft und Gebäudereinigungsbetriebe. Hierfür finden Sie auf der Internetseite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BAMS) einen Musterbogen, mit dem Sie Ihre Arbeitszeiten erfassen können. 

Welche Ausnahmen gelten hierbei?

Für die Aufzeichnung der Arbeitszeiten gibt es jedoch Ausnahmen. Zunächst sind bestimmte Berufsgruppen, die „Dienste der höheren Art”, von der Regelung ausgenommen, also leitende Angestellte, Chefärzte oder Politiker.  Außerdem entfällt die Dokumentationspflicht im Sinne des Mindestlohngesetzes für Beschäftigte, denen mehr als 2000 Euro brutto pro Monat nachweislich gezahlt wurde.

Saisonarbeiter/innen sind allerdings weiterhin dazu verpflichtet, bis zu einer Höhe von 2.985 Euro brutto pro Monat die geleisteten Arbeitsstunden aufzuzeichnen. Besonders zu den Hauptzeiten können so viele Überstunden gearbeitet werden, dass dieser Betrag schon oft mit dem Mindestlohn erreicht wird. Eine Erfassung der Überstunden entfällt auch, wenn das Bruttojahresgehalt höher als 76.200 Euro (West) und 68.400 Euro (Ost) ist. Denn hier wird davon ausgegangen, dass die Regelarbeitszeit in jedem Fall überschritten wird und die Höhe des Gehalts dies ausreichend kompensiert.

Wie muss die Zeiterfassung dokumentiert werden?

Das Arbeitszeitgesetz sieht keine besondere Form der Arbeitszeitaufzeichnung vor. Entscheidend ist nur, dass Kontrollbehörden die Aufzeichnungen kontrollieren können. Solange diese Punkte erfüllt sind, haben Arbeitgeber die freie Wahl. Mögliche Mittel zur Aufzeichnung der Zeiterfassung sind handschriftliche ausgefüllte Stundenzettel, Excel-Tabellen, Stechuhrkarten, elektronische Zeiterfassungssysteme oder Online-Tools und Apps für das Smartphone.

In der Regel bieten Personalprogramme wie z. B. ebenfalls die Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung an. Der Vorteil ist hierbei, dass Sie sämtliche personalbezogenen Informationen zentral an einem Ort haben. Dies macht das Protokollieren für Ihre Beschäftigten einfacher zu benutzen, weil nicht ständig zwischen verschiedenen Programmen und Bedienungsarten gewechselt werden muss. Wenn Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeit selbst erfassen (Vertrauensarbeit), müssen Sie beachten, dass die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Daher ist es empfehlenswert, die Aufzeichnung stichprobenartig zu kontrollieren. 

Welche Tools gibt es?

Eine genaue Erfassung der Arbeitszeit bringt viel Aufwand mit sich. Deswegen gibt es zahlreiche Tools und Apps zur Zeiterfassung, um das mühselige Notieren der Arbeitszeiten, so einfach wie möglich zu machen. Drei dieser Tools stellen wir Ihnen hier vor.

Toggl 

Das Unternehmen aus Estland hat sich in den letzten Jahren zu einem der beliebtesten Zeiterfassungstools entwickelt. In Toggl können Sie Projekte und die dazugehörigen Aufgaben hinterlegen. Sobald Ihre Mitarbeiter einen Job ausgewählt haben, wird die Arbeitszeiterfassung mit einem Klick auf die digitale Stoppuhr gestartet. Alle Arbeitszeiten werden protokolliert und sind als Monats-, Wochen- und Tagesansicht verfügbar. 

Toggl bietet eine kostenlose Testversion an, mit der Sie bereits Projekte verwalten, Aufgaben anlegen und die Zeit erfassen können. Die Teams dürfen jedoch maximal aus fünf Personen bestehen. Je nach Bedarf können Sie Updates aktivieren und  weitere Funktionen erhalten. Das Starter-Paket kostet 9 Dollar pro Monat, für das Premium-Paket zahlen Sie 18 Dollar monatlich und mit dem Enterprise-Paket können Sie sich Funktionen individuell zusammenstellen, wofür Sie einen Preis abhängig des gewählten Umfangs bekommen.

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Harvest

Einer der größten und ältesten Anbieter für Zeiterfassungstools ist Harvest. Mit dem Tool lassen sich To-do-Listen erstellen, mit der Sie größere Projekte schrittweise abarbeiten können. Dabei kann jeder Arbeitsschritt zeitlich erfasst werden und einzeln in Rechnung gestellt werden. Durch die vielen Add-ons sind Sie zudem sehr flexibel und können Harvest mit allen Browsern und Smartphones nutzen. 

Mit der kostenlosen Version können Sie zwei Projekte anlegen und diese alleine bearbeiten. Hier bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie Harvest zu bedienen ist. Das erste Update (Solo-Paket) ist ebenfalls für eine Person, die aber kein Limit bei der Anzahl der Projekte hat (perfekt für Freiberufler/-innen).  Die Team-Version kann von unbegrenzt vielen Personen für unbegrenzt viele Projekte genutzt werden und kostet 12 Dollar pro Nutzer.

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clockodo

Dieses Tool ist besonders für Unternehmen geeignet, die hohe Anforderungen an den Datenschutz haben und dennoch Cloud-basiert arbeiten möchten. Clockodo wurde in Deutschland entwickelt und wird dort gehostet. Somit werden alle Daten entsprechend den deutschen Gesetzen gespeichert.

Sie können hier entweder nach Kunde, Projekt oder Aufgabe die Arbeitszeiten erfassen. Zudem ist eine Ressourcen-Verwaltung integriert, mit der sich Soll- und Ist-Stunden, Überstunden sowie Urlaubstage und Abwesenheiten dokumentieren bzw. verwalten lassen. Clockodo ist auf kleine und mittelständische Unternehmen ausgerichtet und kostet 7 Euro pro Mitarbeiter/-in. Ab dem/-r 11. Mitarbeiter/-in zahlen Sie 3,50 Euro pro Person.

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Mit einer Zeiterfassung effektiver Arbeiten 

Für Unternehmen kann es von Vorteil sein, die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Denn so lässt sich gut nachvollziehen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter/-innen an einzelnen Projekten arbeiten und welche Prozessabläufe verbessert werden können. Gestalten Sie demnach die Arbeitszeiterfassung für Ihre Mitarbeiter/-innen so einfach und komfortabel wie möglich, indem Sie zum Beispiel eins der oben genannten Tools verwenden oder darauf achten, dass Ihre Lohnbuchaltungssoftware über ein entsprechendes Feature verfügt.