Wie erhalte ich eine Reisekostenerstattung? 

Wenn Sie beruflich verreisen, zum Beispiel zu einem Weiterbildungsseminar oder einem Kundenbesuch, ist das in der Regel mit weiteren Ausgaben verbunden. So sammeln sich Beträge für den Fahrtweg, die Übernachtungen oder Ihre Verpflegung. Deshalb können Sie alle Kosten, die Ihnen auf einer Dienstreise entstehen und die Sie nicht vom Arbeitgeber erstattet bekommen, steuerlich absetzen.

Wenn Sie beruflich verreisen, zum Beispiel zu einem Weiterbildungsseminar oder einem Kundenbesuch, ist das in der Regel mit weiteren Ausgaben verbunden. So sammeln sich Beträge für den Fahrtweg, die Übernachtungen oder Ihre Verpflegung. Deshalb können Sie alle Kosten, die Ihnen auf einer Dienstreise entstehen und die Sie nicht vom Arbeitgeber erstattet bekommen, steuerlich absetzen.

Was genau sind Reisekosten?

Auf einer Dienstreise befinden Sie sich, wenn Sie außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte und Ihrer Wohnung beruflich tätig waren. Sobald Sie im Interesse des Arbeitgebers unterwegs sind, haben Sie einen Anspruch auf eine Kostenerstattung. Dazu zählen Fahrten zu anderen Niederlassungen, Kunden, Teilnahmen an Weiterbildungen, Tagungen, Messen und wenn Sie Dinge für Ihren Arbeitgeber besorgen (z. B. Büromaterialien). Diese werden als Reisekosten zusammengefasst.

Was kann ich erstattet bekommen? 

Auf einer Dienstreise entstehen unterschiedliche Kosten. Die Art der Kosten werden in verschiedene Kategorien eingeteilt. Zu den Kosten zählt unter anderem der Verpflegungsmehraufwand, den wir Ihnen hier erklärt haben.

Fahrtkosten 

Wenn Sie mit Ihrem eigenen Auto auf Dienstreise sind, bekommen Sie 30 Cent pro gefahrenen Kilometer erstattet, bei einer Fahrt mit dem Motorrad oder Motorroller 20 Cent, die sogenannte Pendlerpauschale. Für diese Fahrten benötigen Sie keine Nachweise. Wenn Ihnen allerdings höhere Kosten pro gefahrenen Kilometer entstehen und Sie somit Anspruch auf einen höheren Erstattungsbetrag haben, ist ein Nachweis erforderlich. Hierfür ermitteln Sie den Jahresverbrauch Ihres Fahrzeuges und können dann den Teilbetrag absetzen. 

Dafür führen Sie ein Fahrtenbuch und sammeln alle Rechnungen, die Ihnen im Zusammenhang mit dem Verbrauch Ihres Autos entstehen. Dasselbe gilt für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln und Taxis. Um eine volle Erstattung des Fahrpreises zu bekommen, sollten Sie alle Belege für die Einzelfahrten aufbewahren. Ihr Anspruch auf Werbungskostenabzug verfällt, wenn Sie mit einem Dienst- bzw. Firmenwagen fahren. Denn hier zahlt der Arbeitgeber bereits für den Kraftstoff. 

Verpflegungsmehraufwand

Da für die Verpflegung auf einer Dienstreise in der Regel mehr Ausgaben entstehen, erstattet Ihnen der Gesetzgeber diesen Mehraufwand für Essen und Trinken. Hierfür sind Pauschalbeträge vorgesehen, deren Höhe abhängig von der Dauer Ihrer Dienstreise ist.

Seit der Reisekostenreform 2014 gelten dafür nur noch zwei Beträge, die 2020 erhöht wurden: 

So können Sie für jeden Tag, an dem Sie mindestens 24 Stunden von Ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind, 28 Euro berechnen. Für eine Dienstreise, bei der Sie keinen kompletten Tag, aber mindestens 8 Stunden unterwegs sind, erhalten Sie eine Pauschale in Höhe von 14 Euro. Dasselbe gilt für den An- und Abreisetag. 

Diese Beträge sind verbindlich und gelten auch, wenn Sie zum Beispiel Restaurantrechnungen gesammelt haben. Ausnahmen gibt es lediglich, wenn Sie auf Ihrer Dienstreise Geschäftspartner bewirtet haben. Weiterhin können Sie die Bewirtungskosten für Kollegen und Kolleginnen absetzen, deren Gehalt erfolgsabhängige Variablen enthält.

Übernachtungskosten 

Für die Übernachtung sind nur die Kosten, die Sie tatsächlich (ohne Mahlzeiten) gezahlt haben, absetzbar. Um Missverständnissen vorzubeugen, verlangt das Finanzamt hierfür Einzelnachweise. Bei vielen Hotelrechnungen sind die Mahlzeiten im Gesamtpreis enthalten. Ist das der Fall, müssen Sie diese Kosten entsprechend abziehen. Die Kosten der Mahlzeiten sind jedoch nicht immer aufgeführt. Hier greift eine Pauschale, dessen Höhe Sie vom Gesamtbetrag abziehen. 

Für ein Frühstück bei einer Dienstreise innerhalb Deutschlands beträgt die Höhe 5,60 €, 20 % der Tagespauschale und für Mittagessen und Abendbrot jeweils 11,20 € , 40 % der Tagespauschale. Bei einem 24 stündigen Aufenthalt in einem Hotel mit Vollpension, bei dem Sie jeweils eine Mahlzeit verzehren, erhalten Sie demnach keine Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand.

Reisenebenkosten 

Sämtliche weitere Kosten, die Ihnen nicht durch private Tätigkeiten entstehen, können Sie ebenfalls absetzen. Hierzu zählen zum Beispiel Ausgaben für die Beförderung und Aufbewahrung Ihres Gepäcks, berufliche Telefonate oder die Parkplatznutzung.

Beispielrechnung:

Sie reisen 100 km (Hin- und Rückfahrt) mit Ihrem privaten PKW zu einer Tagung. Dabei sind Sie insgesamt 36 Stunden abwesend, von Montag 08:00 bis Dienstag 20:00. Für die Übernachtung ohne Frühstück haben Sie 155 Euro brutto bezahlt, wofür Ihnen das Hotel eine Rechnung ausgestellt hat.

Bei Fahrten mit dem PKW werden pauschal 0,30 Euro pro km verrechnet. Die Höchstgrenze liegt allerdings bei 130 Euro:
100 x 0,3 = 30 Euro

Für den Verpflegungsmehraufwand:
8-24 Stunden (An- und Abreisetag): 12 Euro
24 Stunden: 24,00 Euro

In diesem Beispiel ergibt sich somit ein Wert von:
12,00 + 12,00 = 24 Euro

Die Hotelkosten werden voller in Höhe von 155 Euro erstattet.

Es ergibt sich daher ein Gesamtbetrag von:
30 + 24 + 155 = 209 Euro

Was müssen Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung beachten?

Nach einem Urteil des Finanzgerichts bleiben die Fahrtkostenerstattungen nur dann steuerfrei, wenn die Arbeitgeber/-innen zeitnah Unterlagen erstellen und aufbewahren, anhand derer eine Überprüfung der Steuerfreiheit des ausgezahlten Fahrtkostenersatzes stattfinden kann. Die steuerfreien Verpflegungsleistungen sind nur dann verpflichtend in die Lohnsteuerbescheinigung aufzunehmen, wenn die Reisekosten im Lohnkonto aufgezeichnet werden.

Auf die Aufzeichnung von steuerfreiem Arbeitslohn im Lohnkonto darf nur auf begründeten Verdacht verzichtet werden, denen das Finanzamt zustimmen muss. Solche Ausnahmen sind beispielsweise Fälle von geringer Bedeutung oder wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist. Hat das Finanzamt danach Aufzeichnungserleichterungen gewährt, weil die Reisekostenabrechnung außerhalb des Lohnkontos erfolgt, kann in diesen Fällen auf eine Übermittlung der steuerfreien Verpflegungsleistungen verzichtet werden.

Nachweise am besten immer aufheben

Die Erstattung der Kosten für Ihre Dienstreise kann entweder direkt durch Ihren Arbeitgeber erfolgen oder von der Steuer erstattet werden. Erhalten Sie eine Erstattung von Ihrem Arbeitgeber, sollten Sie alle Rechnungen, die Ihnen auf der Reise entstehen, aufheben. Nur so bekommen Sie wirklich alle Ausgaben wieder.

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