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Die eigene Unternehmensgründung und der Schritt in die Selbstständigkeit muss gut geplant sein. Doch selbst mit der besten Planung können unerwartete Hürden auftauchen. Hierbei sind vor allem die Buchhaltung und die Finanzplanung für Erst- und Jungunternehmer:innen immer wieder schwierig einzuschätzen. Unter Umständen kann im Rahmen der Unternehmensgründung die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden. Doch vereinfacht diese tatsächlich den Einstieg in die Selbstständigkeit?
Wir stellen Ihnen in diesem Artikel die Kleinunternehmerregelung vor. Sie erfahren, wann Ihr Unternehmen die Regelung in Anspruch nehmen kann und ob sich dies positiv oder negativ auf Ihr Unternehmen auswirkt.
Im § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ist die Besteuerung von Kleinunternehmer:innen geregelt. Demnach müssen Kleinunternehmer:innen keine Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer an das Finanzamt abzuführen. Diese beträgt abhängig von der Branche des Unternehmens entweder 7 Prozent oder 19 Prozent. Weiterhin entfällt die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung.
Um diese Regelung in Anspruch nehmen zu können, dürfen die umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen von Selbstständigen und Gewerbetreibenden folgende Grenzen nicht überschreiten:
Die Gesamtumsatzgrenze bezieht sich dabei immer auf ein volles Kalenderjahr. Wenn die Selbstständigkeit im Laufe eines Jahres beginnt, muss der Umsatz auf zwölf Monate hochgerechnet werden.
Eine Beispielrechnung:
Sie starten am 01. April 2020 als Kleinunternehmer:in und nehmen an, unterhalb der Umsatzgrenze von 22.000 Euro zum Jahresende zu liegen. Somit können Sie umsatzsteuerbefreit arbeiten. Am 31. Dezember 2020 stellen Sie einen Gesamtumsatz von insgesamt 15.000 Euro fest.
Die 15.000 müssen durch die Anzahl der Geschäftsmonate des Jahres geteilt und mit 12 Monaten multipliziert werden. Daraus ergibt sich der Jahresgesamtumsatz.
15.000 Euro ÷ 9 Monate = 1.666,66 Euro.
1.666,66 Euro x 12 Monate = 20.000 Euro.
Ihr Gesamtumsatz liegt somit unter der Umsatzgrenze von 22.000 Euro und Sie können die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.
Der Gesamtumsatz des vergangenen Geschäftsjahres sowie der voraussichtliche Umsatz des Folgejahres müssen jedes Jahr zum 01. Januar neu berechnet werden. Bleibt das Kleinunternehmen innerhalb dieser Grenzen, kann die Kleinunternehmerregelung weiterhin in Anspruch genommen werden.
Bei der Prognose über die voraussichtlichen Einnahmen handelt es sich immer nur um eine Schätzung. Eine genaue Voraussage des zu erwartenden Umsatzes ist nur schwer zu treffen. Hat ein Unternehmen in einem Jahr weniger als 22.000 Euro Umsatz erzielt, ist es realistisch anzunehmen, dass sich der Umsatz im Folgejahr nicht mehr als verdoppeln wird.
Die Kleinunternehmerregelung bleibt in jedem Fall bestehen, wenn die Prognose für das bevorstehende Jahr unter 50.000 Euro liegt. Sollte der Jahresumsatz wider Erwarten diese Grenze überschreiten, behält die Kleinunternehmerregelung dennoch ihre Gültigkeit. Erst im darauffolgenden Jahr wird das Unternehmen regulär besteuert.
Dasselbe gilt, wenn der Jahresumsatz des Unternehmens im ersten Geschäftsjahr 22.000 Euro überschreitet. Ab dem darauffolgenden Jahr muss die reguläre Umsatzsteuer gezahlt werden.
Gründer:innen, welche die Kleinunternehmerregelung vom Zeitpunkt der Unternehmensgründung in Anspruch nehmen wollen, müssen dafür keinen zusätzlichen Antrag beim Finanzamt stellen. Im Rahmen des Gründungsprozesses erfolgt eine Anmeldung beim Gewerbeamt, welches das Unternehmen dem Finanzamt meldet.
Das Finanzamt verschickt anschließend den sogenannten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, auf dem Gründer:innen generelle Angaben zu ihrem Unternehmen machen müssen. Auf diesem Formular findet sich ein entsprechender Abschnitt, auf dem die Kleinunternehmerregelung entweder angenommen oder abgelehnt werden kann. Freiberufler:innen müssen sich hingegen eigenständig beim Finanzamt melden, um diesen Fragebogen zugeschickt zu bekommen. Sind die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, stimmt das Finanzamt dem Antrag zu und der Vorgang ist abgeschlossen.
Die Kleinunternehmerregelung kann grundsätzlich von allen Unternehmensformen in Anspruch genommen werden, deren Umsatz die gesetzlichen Grenzen nicht überschreiten.
Hat sich der bzw. die Unternehmer:in einmal für die Regelbesteuerung entschieden, ist diese für fünf Jahre bindend. Erst nach Ablauf von fünf Jahren nach der ersten Besteuerung kann die Entscheidung wieder geändert werden, sofern der Gesamtjahresumsatz die Umsatzgrenzen nicht überschreitet.
Es ist ratsam, sich vorab einige Gedanken darüber zu machen, welche Folgen eine potenzielle Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung für das eigene Unternehmen hat.
Bei einer Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung fällt die Umsatzsteuer weg. Dies wirkt sich auf den Preis aus, den das Unternehmen seinen Kunden anbieten kann. Besteht die Kundschaft aus Kleinunternehmen, von der Umsatzsteuer befreiten Institutionen oder Privatleuten, bedeutet dies einen Vorteil gegenüber den Mitbewerbern.
Bei einer Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung muss die Umsatzsteuer nicht in der Buchhaltung behandelt werden. Besonders für Erstunternehmer:innen stellt dies einen bedeutenden Vorteil dar, da der Verwaltungsaufwand somit deutlich reduziert wird. Die dauerhafte Trennung von Brutto-, Netto- und Steuerbeträgen fällt vollständig weg. Außerdem muss der bzw. Unternehmerin keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung durchführen, denn diese wird lediglich einmal im Jahr fällig.
Für die Gewinnermittlung muss weiterhin keine Bilanz aufgestellt werden. Eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist hier ausreichend. Dies bedeutet in der Folge ebenfalls, dass diese keine doppelte Buchführung durchführen müssen. Unternehmer:innen, die einen Eintrag im Handelsregister haben, sind hiervon allerdings ausgenommen. Auf diesem Weg können wichtige Ressourcen eingespart und an anderer Stelle sinnvoller investiert werden.
Unternehmen, welche die Umsatzsteuer regulär abführen, sind zum Vorsteuerabzug berechtigt. Bei der Vorsteuer handelt es sich um die Umsatzsteuer, die Unternehmen beim Erwerb von Waren, Dienstleistungen oder anderen Lieferungen berechnet wird. Diese erworbenen Güter können beim Weiterverkauf an andere Unternehmen frei von der Umsatzsteuer verkauft werden. Somit wird lediglich die Leistungsabgabe an die Verbraucher:innen mit der Umsatzsteuer belegt.
Kleinunternehmer:innen sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt und müssen daher die bezahlte Umsatzsteuer aus Lieferantenrechnungen in voller Höhe selbst tragen.
Durch die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung wird deutlich, dass die Einnahmen unterhalb der Grenze von 22.000 Euro liegen. Bei Geschäftspartner:innen und Kundinnen bzw. Kunden kann dies einen negativen Eindruck hervorrufen. Denn ein Unternehmen mit entsprechend geringen Umsätzen ist entweder noch jung und unerfahren oder hat einen kleinen Kundenstamm. In einigen Branchen kann es vorteilhaft sein, ein größeres Bild vom Unternehmen zu präsentieren.
Die Kleinunternehmerregelung ist ein guter Weg für Erst- bzw. Jungunternehmer:innen, die anfangen, die Unternehmenswelt kennenzulernen. Durch die vereinfachte Buchhaltung können Ressourcen eingespart und Fehler vermieden werden - was sich letztlich positiv auf die finanzielle Situation auswirken kann. Somit können die bürokratischen Notwendigkeiten mit der Zeit gelernt und wenn das Unternehmen die entsprechende Größe erreicht hat, angewendet werden.
