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Die Finanzverwaltung ist eine zentrale Aufgabe in der Unternehmensführung. Ein stabiler Finanzhaushalt fördert das Wachstumspotenzial und ermöglicht es, Geldreserven für die Zukunft anzulegen. Dabei müssen die Einnahmen und Ausgaben immer nachvollziehbar bleiben und unabhängigen Buchprüfungen von der Finanzverwaltung standhalten – viel Verantwortung für ein Unternehmen. Besonders für Erst- und Jungunternehmer:innen stellt sich deshalb oft die Frage, wie die Finanzplanung und -buchhaltung am besten durchgeführt wird.
Eine gesetzliche Pflicht zum Anlegen und Führen eines Geschäftskontos gilt mit § 7 Abs. 2 GmbHG lediglich für Kapitalgesellschaften. Dazu zählen etwa die Rechtsformen der GmbH, UG, AG, eG, KGaA, und e.V. Kapitalgesellschaften werden vor dem Gesetz als eigenständige juristische Personen angesehen. Somit haben sie eine eigene Geschäftsfähigkeit, bestimmte rechtliche Pflichten und können vor Gericht angeklagt werden.
Die Geschäftsfähigkeit von Kapitalgesellschaften findet ihre rechtliche Umsetzung in der Anlage eines Geschäftskontos. Sämtliche geschäftlichen Transaktionen müssen über dieses Konto abgewickelt werden. Auf diesem Weg können die Anleger:innen im Rahmen des Geschäftsberichts nachvollziehen, wohin das angelegte Kapital fließt und wie viel Gewinn erwirtschaftet wird.
Die gesetzliche Vorgabe zur Führung eines Geschäftskontos gilt ausschließlich für Kapitalgesellschaften. Das bedeutet, dass das Finanzamt bei Transaktionen von allen anderen Geschäftsformen nicht zwischen privatem und geschäftlichem Konto unterscheidet. Es ist allerdings zu erwähnen, dass viele Banken in ihren AGB das Durchführen von geschäftlichen Buchungen auf Privatkonten untersagen. Auf Geschäftskontos ist der Zahlungsverkehr in der Regel weitaus höher als auf regulären Konten. Dadurch muss die Bank entsprechend mehr Aufwand für die Bearbeitung des Kontos aufwenden.
Einige Banken gestatten jedoch kleineren Unternehmer:innen das Private mit dem Geschäftlichen zu mischen, sofern die Kontoaktivitäten in einem akzeptablen Rahmen bleiben. Dieser Fall hängt allerdings immer von der individuellen Lage und des Umfangs der Kontonutzung sowie der Kulanzbereitschaft der Bank ab. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Bank in den Prozess einzubinden und sich regelmäßig auszutauschen, sodass es nicht zu Missverständnissen kommt.
Unabhängig von der Größe des Unternehmens ist es grundsätzlich zu empfehlen, ein Geschäftskonto bereits im Vorfeld der ersten Transaktionen zu eröffnen. Denn dieses Konto wird der zentrale Bezugspunkt für Kunden, Lieferfirmen und andere Geschäftspartner:innen. Eine spätere Umstellung würde zusätzlichen Aufwand für alle bedeuten und ist fehleranfällig.
Das wichtigste Argument für das Anlegen eines separaten Geschäftskontos ist die deutlich leichter zu führende Finanzbuchhaltung. Insbesondere für Gründer:innen sowie Jung- und Erstunternehmer:innen stellt die Buchführung oft eine Herausforderung dar. Die finanzielle Planung ist jedoch grundsätzlich das zentrale Element in der Unternehmensführung und sollte deshalb mit angemessenem Aufwand betrieben werden. Ein Geschäftskonto ist hierfür ein großer Vorteil. Sämtliche Ein- und Ausgaben, Umsätze sowie andere unerwartete Geschäftstransaktionen sind leicht einsehbar. Mit einem Blick lassen sich fehlende Zahlungseingänge, der Stand von Rücklagen oder ausstehende Kreditrückzahlungen erkennen und entsprechende Transaktionen vornehmen.
Des Weiteren ist es weitaus einfacher, eine Steuererklärung anzufertigen, wenn nicht zuerst mühselig die privaten und geschäftlichen Kontoaktivitäten voneinander getrennt werden müssen. Dadurch ist das Unternehmen für den Fall einer Buchprüfung besser vorbereitet.
Es nicht selten, dass ein junges Unternehmen während der ersten Geschäftsjahre auf unerwartete Hindernisse trifft und deshalb zusätzliches Kapital benötigt wird. Hier ist es sinnvoll, einen Kredit bei der Hausbank anzufragen, denn diese kennt bereits die finanzielle Lage des Unternehmens bzw. kann die Unterlagen im hauseigenen System abfragen. Dabei stellt es einen enormen Vorteil dar, wenn das Privat- und Geschäftskonto durchgehend getrennt voneinander geführt werden.
Bei der Suche nach einem geeigneten Geschäftskonto ist es ratsam, mehrere Angebote von unterschiedlichen Banken einzuholen. Zum einen können die Gebühren unterschiedlich ausfallen und weiterhin ist es wichtig, die Bank jederzeit erreichen zu können. Dabei sollte sie engagiert und motiviert sein, bei potenziellen Problemen oder anderen Schwierigkeiten weiterzuhelfen. Es bietet sich außerdem an, im Umfeld nach Erfahrungen im Umgang mit verschiedenen Banken zu fragen. Auf diesem Weg werden Details ersichtlich, die bei einer online Recherche oder persönlichen Gesprächen mit Bankmitarbeiter:innen ungesehen bleiben.
Die Gebühren zur Führung eines Geschäftskontos lassen sich im Rahmen der Einkommensteuererklärung steuerlich absetzen. Es gibt lediglich einige Unterschiede für verschiedene Arten der Selbstständigkeit:
Hier können die Kontoführungsgebühren problemlos abgesetzt werden. Dies bleibt weiter der Fall, wenn das Privat- und Geschäftskonto zusammen als ein einziges Konto genutzt werden. Langfristig empfiehlt es sich allerdings, zwei getrennte Konten zu führen.
Um das Geschäftskonto steuerlich geltend zu machen, muss es strikt von dem Privatkonto getrennt sein. Dann können die Kosten für das Konto als Betriebsausgaben in der Steuererklärung vermerkt werden.
Da Kapitalgesellschaften grundsätzlich zur Führung eines Geschäftskontos verpflichtet sind, erübrigt sich die Frage nach der Unterscheidung zwischen privaten und geschäftlichen Finanzen. Das Geschäftskonto kann daher ohne Probleme von der Steuer abgesetzt werden.
Auf der Steuererklärung sind nicht ausschließlich die Kosten zur Führung des Geschäftskontos absetzbar. Sämtliche Gebühren, die im Zusammenhang mit dem Konto stehen, können steuerlich geltend gemacht werden:
Einen rechtlichen Anspruch auf ein Geschäftskonto gibt es nicht. Das bedeutet, dass eine Bank im Rahmen einer ordentlichen Kündigung ohne Angaben von Gründen den Girovertrag von Geschäftskunden und -kundinnen jederzeit auflösen darf. Die Bank hat allerdings in jedem Fall gemäß § 19 AGB-Bank eine angemessene Frist zu wahren, welche für ein laufendes Konto mindestens zwei Monate beträgt. Lediglich Sparkassen sind hiervon nicht betroffen.
Kommt es zu einer außerordentlichen Kündigung vonseiten der Bank, muss es einen begründeten wichtigen Anlass geben. Diese Gründe können zum Beispiel wissentlich falsche Angaben bei der Kontoeröffnung, eine deutliche Bonitätsverschlechterung oder generell vertragswidriges Verhalten sein. Letzteres wäre zum Beispiel der Fall, wenn der bzw. die Kontoinhaber:in jemand anderem Zugriff zu dem Konto gewährt und diese Person davon Gebrauch macht. Außerordentliche Kündigungen sind allerdings ebenfalls nicht komplett fristlos. Banken geben den Kundinnen oder Kunden in der Regel etwa 14 Tage Zeit, um auf die Kündigung zu reagieren und diese abzuwickeln.
Die Gerichte haben immer wieder zugunsten der Banken entschieden und das Recht auf Vertragsfreiheit bestätigt. Auf dieser Grundlage können Banken selbst entscheiden, mit welchen Personen Geschäftsbeziehungen eingegangen und wieder aufgelöst werden. Sparkassen hingegen müssen bei Kündigungen immer einen sachlichen Grund dafür angeben. Dies können zum Beispiel betrügerische Geschäfte des kontoführenden Unternehmens sein. In jedem Fall muss bei einer Kündigung eine Kündigungsfrist von mindestens sechs Wochen eingehalten werden.
Das Anlegen eines Geschäftskontos bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. Als das wohl überzeugendste Argument, insbesondere für Jung- und Erstunternehmer:innen, ist hierbei die übersichtlichere Finanzbuchhaltung zu nennen. Durch die klare Trennung von privatem und geschäftlichem Geld lassen sich mit einem Blick verbleibendes Kapital, fehlende Zahlungseingänge und andere Kontoaktivitäten erkennen. Zudem ist es möglich, sich ein eigenes Gehalt auf das Privatkonto zu überweisen. So muss nicht konstant jede private Ausgabe separat als solche in den Büchern vermerkt werden.
